合思档案：解锁电子档案安全管理新境界

在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，企业财务档案管理不得不直面新的挑战，信息化建设成为亟待补上的重要一课。

在纸电混合的时代背景下，企业各个层面都面临着不同的财务档案管理难题。企业高管常常为纸质档案管理成本高、储存占地大而烦恼，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这无疑影响了企业的决策效率和战略布局。财务人员则深陷于档案数据量大、整理耗时的困境，手动逐一匹配、核对确认等工作枯燥繁复，极大地消耗了他们的精力和时间。业务人员在出差、招待后的报销流程中，需要留存并上交纸质票据，繁琐的流程不仅耗费时间，还增加了工作的复杂性。

同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏，这些都给企业的财务档案管理带来了巨大的压力。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业财务档案管理带来了新的曙光。

合思档案破局之道

合思档案针对企业财务档案管理的痛点，精心打造了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，在数字化转型的道路上打响决胜之战。

对于归档员/财务人员来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让他们告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计工作，合思档案更是提供了极大的便利。审计人员无需进入档案室，就能实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员也无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案功能探秘

合思档案拥有丰富多样的功能模块，涵盖了发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能，从智能采集开始，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等；接着是预归档服务，实现自动归档、业务检测等；还有基础管理，包括档号管理、账套管理等；档案服务方面，提供身份调查、全文检索等；统计分析功能可以进行进销项统计、资金统计等；应用层则有辅助审计、证据方案库等。

在数据采集方面，合思档案支持多源采集。接口互联可自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集，自主补录，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，可自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让档案管理更加智能、高效。

合思档案核心亮点

合思档案具有诸多核心亮点，为企业的电子档案安全管理提供了有力保障。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案，提升检索效率，降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

合思档案价值体现

合思档案为企业带来了显著的价值。

显著的降本增效是其重要体现。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，更有效地“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的财务管理更加顺畅。

它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对档案数据的深入挖掘和分析，为企业的决策提供有力支持。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，让企业在激烈的市场竞争中更具优势。

合思档案典型场景

合思档案在多个典型场景中发挥着重要作用。

多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的查询、借阅等使用方式。

数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保电子档案安全。

在实物备查方面，智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。在“纸电混合”阶段，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，线上线下高度关联，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案成功案例

合思档案在众多企业中取得了显著的管理成效。

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。最终实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好。

某世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，在整理匹配效率、存储空间成本、纸张打印成本等方面都有明显改善。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理、保管、存储环节繁琐，会计档案散落各系统、未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，在成本效益对比上有明显优势，预估节省总体成本30W + /年。

某中国最大的K12民办教育集团之一，存在采集、存储、整理、利用环节的低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与优势

合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它是符合国家政策要求的档案系统，进行电子会计档案合规性管理。此外，它有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，保障电子档案安全。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的快速扩张和国家政策对电子会计档案的支持，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续创新和优化，为企业提供更优质的服务。

如果您想了解更多关于合思档案的信息，欢迎拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com，也可通过微信公众号和小程序获取更多详情。现在就可以免费试用合思档案，体验它带来的高效财务档案管理解决方案，开启电子档案安全管理的新篇章！