在数字化浪潮席卷全球的当下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。
电子凭证无纸化的推行，犹如一股春风，为企业带来了诸多益处。它不仅优化了业务流程，让企业告别了传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益与环境效益的双赢。在这样的大背景下，北京合思信息技术有限公司凭借其专业的财务数智化产品和服务，成为众多企业财务数字化转型的得力助手。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化解决方案的科技公司，始终秉承以客户为中心的服务理念。公司分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。其敏捷的财务收支管理平台，就像一位精明的管家，帮助企业挖出更多净利润，在财务数字化领域崭露头角。
经典零食品牌的财务困境
有这样一家畅销 30 余年的国民经典零食品牌，它的销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。然而，繁华背后却隐藏着诸多问题。该企业的管理流程跨多个系统，显得繁杂且低效，文档归档流程也因此受到严重影响。
在差旅管理方面，差旅平台对账方案不够灵活，难以满足企业核算精细化管理的要求。财务人员还需在 Excel 中进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值。文档归档流程在这一环节变得繁琐且容易出错。
事前事中管控的不连贯，导致差旅控制不够精细、灵活，差旅成本居高不下。企业难以实现精细化成本管控，就像一艘在大海中失去方向的船，无法精准把握成本的航向。这也使得文档归档流程在差旅费用相关的记录和整理上变得混乱不堪。
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅效率低下，还容易出错，造成了高额人力物力的浪费。文档归档流程在档案管理这一重要环节，陷入了困境。
合思量身定制解决方案
面对该企业的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，有效优化了文档归档流程。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请并经过业务审批后，可通过合思商城进行订购，也可选择 TMC 订购，并且会有相应的对账单。这种便捷的消费方式，让员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大简化了消费流程，也为后续的文档归档流程减轻了负担。
在财务核算、记账环节，合思的对账结算中心发挥了重要作用。线上可实现统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票后进行线下结算、手工记账。统一开票、自动拆分对账、记账去人工化的特点，提高了财务工作的效率，也让文档归档流程更加规范和准确。
在档案管理方面，合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节为 L3 级无需报销录入发票等档案。智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理的多源采集特点，让文档归档流程变得更加智能和高效。
方案落地带来显著成效
合思的解决方案就像一把钥匙，为该企业打开了财务数字化转型的大门，在文档归档流程方面也取得了显著的成效。
通过优化差旅管理，该企业年度节约了 200 万 + 的差旅费用。在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。这不仅降低了企业的成本，还提高了资金的使用效率，也让与差旅费用相关的文档归档流程更加清晰和有序。
财务入账效率提升了 60%，基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率。这使得文档归档流程在财务入账环节更加及时和准确。
实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这让文档归档流程更加科学和严谨，确保了档案的安全性和可靠性。
合思引领财务数字化未来
合思的解决方案帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效、业财融合和数字化转型，在优化文档归档流程方面发挥了重要作用。电子凭证数字化转型作为企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来报销数字化转型已是必然趋势。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，随着数字货币和数电票的应用推广，可推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，进一步完善文档归档流程。
在电子凭证数字化转型的道路上，合思将继续发挥其专业优势，为企业提供更加优质的产品和服务。企业若想在激烈的市场竞争中脱颖而出，积极采用合思的解决方案，优化文档归档流程，无疑是明智之选。
如果您的企业也想体验财务数字化转型带来的便捷和高效，优化文档归档流程，不妨拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多合思产品信息，还可免费试用合思的解决方案，开启企业财务数字化转型的新篇章。
