在当今数字化浪潮席卷的时代，企业对于合规文件管理的需求愈发迫切。北京合思信息技术有限公司，自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。其中，合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，今天我们就来看看好想你健康食品股份有限公司的成功故事。
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者，品牌价值高达154.21亿元。公司拥有1000 + 员工，400 + 全国门店，18家归档主体，2W + 零售网点，年凭证数达3.6W + ，企业人数500 + 。如此庞大的业务规模，使得公司在财务归档方面面临着诸多挑战。
好想你业务困局：合规文件管理痛点凸显
在日常财务工作中，财务人员在归档时需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这不仅耗费了大量的人力和时间，而且效率低下。更为关键的是，大量的纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本居高不下，这无疑给公司的合规文件管理带来了沉重的负担。
合思妙方：开启合规文件管理新路径
面对好想你公司在合规文件管理方面的困境，合思为其量身定制了一套解决方案。
打破数据壁垒，实现数据同源，为财务人员提供了便捷的利用方式。通过一键联查功能，财务人员可以快速获取相关信息，工作效率得到了有效提升。这就好比在杂乱的信息海洋中，为财务人员配备了精准的导航系统，让他们能够迅速找到所需的文件。
自动组装功能使得审计工作变得更加便捷。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。这不仅减少了审计过程中的繁琐环节，还提高了审计结果的准确性和可靠性。
在实物管理方面，借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，即可轻松定位实物的位置。这就如同给每一份档案都贴上了独特的“身份证”，无论何时何地，都能快速找到所需的实物档案。
步步为营：合思档案合规文件管理实施步骤
合思档案的实施过程严谨而有序，每一个步骤都紧密围绕着好想你公司的合规文件管理需求。
智能采集是第一步。通过外部生态，如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统，如EAI插件、API接口等，合思档案能够全面采集好想你公司的各类财务数据。这就像是一个智能的“数据收集器”，将分散在各个角落的数据汇聚到一起。
预归档服务紧随其后。利用集成服务、规则引擎、元数据服务等对采集的数据进行初步处理和分类。这一步骤就像是对收集到的“原材料”进行初步加工，为后续的制档工作做好准备。
档案制档是关键环节。通过智能关联、自动组装，对凭证数据进行自动匹配组装，同时进行业务检测，保障证据链的完整。此外，还会进行四性检测、业务检测、自定义版式文件等工作，确保档案的质量和规范性。
在档案管理环节，合思档案对好想你公司的财务档案进行精准权限管控，灵活扩展档案目录，进行水印管理，确保档号符合国标要求。这就像是为档案库设置了多重“防护锁”，保障档案的安全和合规。
成效显著：合规文件管理成果斐然
经过一段时间的实施，合思档案为好想你公司带来了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。这意味着财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。
总部接收管理耗时减少了80%。这使得总部能够更加高效地处理和管理各部门的档案，提升了整体的管理效率。
借阅管理减少了67%的管理耗时。员工能够更加便捷地借阅所需档案，提高了工作的协同性和效率。
预计每年可减少综合成本20万元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省，为企业的发展提供了更多的资金支持。
好评如潮：合规文件管理获高度认可
好想你公司的财务人员反馈，合思档案的使用让财务工作变得更加高效便捷，节省了大量时间和精力。以往繁琐的档案查找和整理工作，现在只需轻轻一点鼠标就能完成，大大提高了工作的满意度。
公司管理层表示，合思的解决方案有效降低了公司的运营成本，提升了财务管理水平，为公司的发展提供了有力支持。通过合规文件管理的优化，公司的管理更加规范，决策更加科学，为公司的长远发展奠定了坚实的基础。
在当前经济环境下，企业对于合规文件管理的要求越来越高。合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
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