在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理面临着前所未有的挑战与机遇。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的行业翘楚，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。在全球范围内，超4000家高端品牌专卖店星罗棋布，海内外5大专业生产基地有序运转，92家归档主体协同作业，企业人数超过6000人。如此庞大的规模，也带来了海量的财务档案数据，年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。在传统管理模式下，装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。面对这些难题，合思档案挺身而出，助力金牌橱柜优化报销流程，实现财务档案管理的数智化转型。
金牌橱柜财务档案管理困境
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档案整理：数据散落难整合
在整理环节，金牌橱柜的会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散在不同的系统之中。这导致档案数据难以有效利用，财务人员不得不逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。每一张凭证、每一份单据都需要耗费大量的时间和精力去处理，工作效率极为低下。而且，由于数据的分散性，很难对档案数据进行全面的分析和挖掘，无法为企业的决策提供有力的支持。优化报销流程迫在眉睫，只有将这些分散的数据整合起来，才能提高工作效率，为企业创造更大的价值。 -
档案保管：流转交接有风险
保管环节同样存在诸多问题。财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理。在这个过程中，涉及到多次的交接和流转，容易出现档案丢失、损坏等问题。而且，由于缺乏有效的管理手段，很难对档案的保管情况进行实时监控和跟踪，无法确保档案的安全性和完整性。优化报销流程可以加强对档案保管环节的管理，提高档案的安全性和可靠性。 -
档案存储：空间成本压力大
独立档案室管理，存放纸质档案，这无疑给金牌橱柜带来了巨大的空间成本压力。随着企业的不断发展，档案数量不断增加，档案室的空间越来越紧张。而且，纸质档案的存储还存在着易受潮、易损坏等问题，需要投入大量的人力和物力进行维护和管理。优化报销流程可以实现档案的电子化存储，减少对物理空间的需求，降低存储成本。 -
档案利用：手工查找效率低
在管理利用方面，金牌橱柜以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。这种方式不仅效率低下，而且容易出现遗漏和错误。在需要查找档案时，财务人员需要花费大量的时间在档案室中寻找，严重影响了工作效率。优化报销流程可以实现档案的电子化管理，通过先进的搜索技术，快速准确地找到所需的档案，提高档案的利用效率。
合思档案量身定制解决方案
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统一存储：打破数据孤岛
合思为金牌橱柜提供了统一存储的解决方案，打破了数据孤岛的局面。通过整合凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准、统一管理。所有的档案数据都集中存储在一个平台上，方便财务人员进行管理和查询。优化报销流程，让数据在一个统一的平台上流通，提高了数据的共享性和可用性。 -
业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过这种方式，财务人员可以清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，确保财务数据的真实性和准确性。同时，也为企业的决策提供了更加全面、准确的信息支持。优化报销流程，让业务和财务更加紧密地结合在一起，提高了企业的管理水平和决策效率。 -
数据共享：一站式查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。财务人员可以通过一个平台快速准确地找到所需的档案，无需在多个系统中来回切换。这种方式大大提高了查阅效率，节省了时间和精力。优化报销流程，让数据共享更加便捷高效，提高了企业的工作效率。 -
银行回单无纸化：降本增效
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，是合思解决方案的一大亮点。通过这种方式，金牌橱柜不仅节省了大量的打印成本和存储空间成本，还提高了工作效率。优化报销流程，让银行回单管理更加智能化、自动化，为企业带来了实实在在的效益。
解决方案实施步骤
合思通过对接金牌橱柜的各类系统，利用自身技术优势，将档案数据进行整合与管理。首先，对各类异构系统进行连接，生成式接口自动采集档案数据。这样可以确保数据的准确性和及时性，避免了人工采集数据带来的错误和延误。然后，按照预设规则对数据进行分类和处理，实现凭证数据自动匹配组装。整个过程高效、准确，大大提高了工作效率。优化报销流程，通过先进的技术手段，实现了档案数据的自动化处理，为企业节省了大量的时间和成本。
方案实施成果显著
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时间成本大幅降低
实施合思档案的解决方案后，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和工作质量。优化报销流程，让时间成本得到了有效控制，为企业创造了更多的价值。 -
经济成本有效节约
预估节省总体成本30万+/年，这是合思档案解决方案带来的实实在在的经济效益。通过实现银行回单无纸化、减少打印成本和存储空间成本等方式，金牌橱柜降低了财务档案管理的成本，提高了企业的盈利能力。优化报销流程，让经济成本得到了有效节约，为企业的可持续发展提供了有力支持。 -
档案合规性全面提升
档案合规性达100%，这是合思档案解决方案的又一重要成果。通过搭建完整的业务证据链、实现业财一体双向穿透等方式，确保了财务档案的真实性、准确性和完整性，满足了国家相关法规和政策的要求。优化报销流程，让档案合规性得到了全面提升，为企业的稳定发展提供了保障。
金牌橱柜高度评价反馈
金牌橱柜相关负责人表示，合思档案的解决方案有效解决了公司在财务档案管理方面的难题，大大提高了工作效率，降低了成本，同时确保了档案的合规性，为公司的数字化转型提供了有力支持。优化报销流程，让金牌橱柜在财务档案管理方面取得了显著的成效，也为其他企业提供了宝贵的借鉴经验。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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