在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧随其后，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅有助于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业中的深度应用和丰富案例经验，合思精心挑选了各行各业的优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的电子凭证数字化转型提供了极具价值的参考和借鉴。
传统档案管理痛点：会计档案归档流程的困境
在传统的财务档案管理模式下，企业面临着诸多痛点，这使得会计档案归档流程变得复杂且低效。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来十分困难，需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
COMMUNE 幻师同样面临着类似的问题。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达 2 个月。而且，对于电子会计凭证文件，缺乏有效的管理手段，导致会计档案归档流程繁琐且不规范。
云南菜品牌连锁经营企业在纸质档案管理方面也遭遇了重重困难。纸质档案打印成本高，多地直营门店的大量收款回单和财务凭证都需要打印后归档。档案存储成本也不容小觑，存储档案需要耗费大量的档案盒、档案柜等资源。此外，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。在查找纸质档案资料时，海量的资料需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，严重影响了会计档案归档流程的效率。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架档案。财务临时保管 1 年后，再将档案移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案。在进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，会计档案归档流程复杂且效率低下。
合思档案策略：优化会计档案归档流程的良方
合思档案针对企业在传统财务档案管理中面临的问题，制定了一套全面的解决方案，以优化会计档案归档流程。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，帮助企业真正实现数字化转型。通过采用开放式接口互联自主采集档案数据，合思档案能够对大文件进行自动切割，并实现数电票的自动化解析。在档案制档方面，合思档案通过智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，确保会计档案归档流程的准确性和高效性。
核心模块揭秘：会计档案归档流程的智能保障
合思档案的功能蓝图为企业的会计档案归档流程提供了智能保障。其涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。
在智能采集环节，合思档案整合了外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等），能够高效地采集档案数据。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续处理提供了有力支持。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，档案服务则涵盖辅助审计、项目管理、统计分析等，确保会计档案归档流程的各个环节都能得到有效管理。
竞争优势突显：会计档案归档流程的卓越之选
与其他产品或传统管理方式相比，合思档案在会计档案归档流程方面具有显著的竞争优势。
自动化归档功能让企业告别了重复性工作，使档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。合思档案可对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，能够连接 NCC、U9、OA、CBS 等系统，降低了开发成本。它打破了传统管理方式中需要同个系统上下联查、切换模块，以及切换多个系统的壁垒，用户可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现档案全场景数字化利用。此外，合思档案通过对接标准工具包，实现 OFD 文件与 XBRL 工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，为会计档案归档流程提供了可靠的保障。
成功案例实证：会计档案归档流程的显著成效
众多企业在使用合思档案后，会计档案归档流程得到了显著优化，取得了令人瞩目的成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本 20 万元。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。
云南菜品牌连锁经营企业通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超 30 万元，业财融合提升了 80%，财务提效 90%，确保了 100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达到 100%。
服务体系护航：会计档案归档流程的坚实后盾
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供了全方位的服务体系，为会计档案归档流程提供了坚实的后盾。
合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思档案提供自动封装接口，能够广泛连接业务、财务异构系统，确保档案应收尽收。同时，它还提供自动组装便捷借阅服务，以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构，实现档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，进一步优化了会计档案归档流程。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它能够实现企业的数字化和绿色化协同转型。合思档案帮助众多企业解决了财务档案管理的痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择了合思，这充分体现了合思在财务数智化领域的影响力和认可度。
希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。如果您也想体验合思档案为会计档案归档流程带来的高效变革，不妨点击免费试用，开启财务数智化之旅。
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