合思档案：开启电子凭证全流程无纸化新时代

在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证开具端已基本完成数字化适配。电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的“最后一公里”难题即将全面攻克，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一时代趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业内的深度应用和丰富案例经验，精心挑选各行各业的优质“无纸化”实践企业案例，发布了具有重要参考价值和借鉴意义的《电子会计档案实践案例集》。

市场形势：电子凭证数字化转型势在必行

在当今时代，我国电子凭证改革的加速推进，使得电子凭证开具端基本实现数字化适配。电子凭证数字化转型的步伐进一步加快，全流程无纸化时代已经到来。电子凭证全流程无纸化作为财务数智化的必然选择，对于企业优化管理流程、降低成本、实现可持续发展具有重要意义。

会计凭证作为连接企业经济活动和财务报告的关键数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。随着电子凭证的广泛应用，企业传统的纸质档案管理模式面临着巨大挑战，数字化转型迫在眉睫。

痛点剖析：传统档案管理困境重重

传统的会计档案管理模式存在诸多痛点，严重制约了企业的发展。以好想你健康食品股份有限公司为例，其在财务归档时，需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况难以避免。在查找档案时，由于纸质档案受时间和空间的限制，查找过程耗时费力，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找。此外，大量纸质档案的管理需要占用大量的空间和人力，成本高昂。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，不符合管理要求。

COMMUNE 幻师也面临着类似的问题。该企业档案耗材、打印、存储成本每年高达 53323 元，门店报销周期长达 2 个月，效率低下。而且，对于电子会计凭证文件，缺乏有效的管理手段，合规性难以保障。

云南菜品牌连锁经营同样深受传统档案管理之苦。其纸质档案打印成本高，多地直营门店的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档。档案存储成本也居高不下，耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁的风险。此外，海量的纸质档案资料查找困难，需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。

金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案管理方面也存在诸多问题。在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。在保管环节，财务临时保管 1 年后再移交综合档案管理。在存储环节，需要独立的档案室来存放纸质档案。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查。

解决方案：合思档案破局之道

合思档案针对企业在会计档案管理中存在的痛点，提出了一系列行之有效的整体解决方案策略。
首先，合思档案打破了数据孤岛，实现了数据同源。通过这一创新举措，财务人员可以便捷地利用数据，一键联查相关信息，工作效率得到了有效提升。同时，智能档案查询功能让财务人员能够快速准确地找到所需档案，大大节省了时间和精力。
其次，合思档案采用自动组装的方式，以内外部审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。在审计过程中，通过智能档案查询，审计人员可以快速获取相关档案信息，提高审计的准确性和效率。
此外，合思档案借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配。查阅者通过智能档案查询电子档案，即可定位实物档案的位置，实现了实物档案的高效管理。
最后，合思档案通过统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准、统一管理。智能档案查询功能贯穿其中，为企业提供了便捷、高效的档案管理体验。

核心模块：功能强大的智能体系

合思档案拥有多个核心模块，为企业提供了全方位的档案管理服务。
智能采集模块集成了外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等），可以实现大文件自动切割、数电票自动化解析。通过智能档案查询，企业可以快速获取采集到的档案信息，为后续的处理提供便利。
预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的正式归档做好准备。在这个过程中，智能档案查询可以帮助企业实时了解档案的预归档状态，确保档案的顺利归档。
基础管理模块涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能，具备精准权限管控、档案目录灵活扩展、水印管理等特点，档号符合国标要求。智能档案查询功能在基础管理模块中发挥着重要作用，企业可以根据不同的权限进行档案查询，确保档案信息的安全和合规。
档案服务模块提供了辅助审计、项目管理、统计分析等服务，可满足企业多样化的需求。通过智能档案查询，企业可以快速获取相关的档案服务信息，为企业的决策提供支持。

竞争优势：卓越表现脱颖而出

合思档案相较于其他产品具有显著的竞争优势。
在成本节约方面，合思档案能帮助企业实现自动化归档，告别重复性工作，降低了人力成本。同时，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。例如，好想你预计通过使用合思档案减少综合成本 20 万元/年，COMMUNE 幻师年节约成本 5000 万元，云南菜品牌连锁经营节省打印、存储等总体成本 30 万/年。智能档案查询功能进一步提高了档案利用效率，减少了不必要的成本支出。
在合规性保障方面，合思档案保证财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计人员通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。智能档案查询功能确保了审计人员能够快速准确地获取所需档案信息，提高了审计的合规性和效率。
在效率提升方面，合思档案显著提升了企业的工作效率。如高新兴归档效率提升 90%，中文传媒财务档案归档效率提升 72%，员工报销效率提升 90%。智能档案查询功能让企业员工能够快速找到所需档案，提高了工作效率和响应速度。

成功案例：实践见证价值

多个不同行业的成功案例充分展示了合思档案在实际应用中的效果和价值。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。通过智能档案查询，好想你能够快速准确地获取所需档案信息，提高了工作效率和管理水平。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。智能档案查询功能让 COMMUNE 幻师的员工能够快速查询报销相关档案，提高了报销效率和用户体验。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，业财融合提升了 80%，财务提效 90%，节省打印、存储等总体成本 30 万/年。智能档案查询功能为云南菜品牌连锁经营的财务管理提供了有力支持，提高了财务决策的准确性和及时性。
金牌橱柜家居科技股份有限公司采用合思档案后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。智能档案查询功能让金牌橱柜家居科技股份有限公司能够快速查询档案信息，提高了档案管理的效率和合规性。

服务体系：全方位保障企业需求

合思秉承以客户为中心的服务理念，构建了完善的服务体系。
在北京、杭州、南昌设立的研发中心，为产品的研发和创新提供了强大的支持。研发团队不断探索新技术、新方法，优化合思档案的功能和性能，为企业提供更优质的服务。
在全国 22 个城市设立的直营服务网络，能够及时响应客户需求，提供本地化的服务。专业的服务团队深入了解企业的实际情况，为企业提供个性化的解决方案，确保企业能够顺利使用合思档案。
通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围，为更多企业提供财务数智化服务。合作伙伴与合思紧密合作，共同推广合思档案，为企业提供全方位的服务支持。
合思成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，充足的资金保障了服务体系的稳定和完善。这使得合思能够持续投入研发和服务，为企业提供更可靠的产品和服务。

结语：展望未来 开启新篇

合思档案全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，推动了我国电子凭证数字化转型，打造了电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。

合思档案助力企业实现电子凭证全流程无纸化，降低了运营成本，提高了工作效率，保障了数据安全合规，符合企业数字化和绿色化协同转型的需求。未来，合思将继续致力于技术创新和服务升级，为更多企业提供优质的财务数智化产品和服务。

如果您想体验合思档案带来的高效便捷的档案管理服务，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化转型的新篇章！