合思档案：开启会计档案管理系统数字化新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理的信息化建设迫在眉睫。数电票的验签、解析以及XML格式存档要求，还有XBRL文件对财务入账信息的规定，都给企业财务档案管理提出了更高的标准。

在纸电混合的时代背景下，企业各层级人员都在财务档案管理方面遭遇了诸多难题。企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下、占用大量空间且档案数据难以进行有效分析利用的困境。财务人员则需要手动逐一匹配、核对大量档案数据，工作枯燥且效率低下。业务人员在报销流程中也饱受繁琐程序的困扰，耗费大量时间和精力。

同时，纸质档案还存在着高显性成本和高隐形成本。显性成本如纸质凭证输出的耗材成本和档案室、档案柜等存储空间的需求；隐形成本则包括手工装册归档的重复性工作和查询调阅的低效率。此外，纸质档案还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案的损坏。

尽管企业在数字化推行过程中，通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然存在，严重影响了企业的全面数字化进程。在这样的背景下，合思档案会计档案管理系统应运而生。

合思档案解决方案：多场景覆盖的智慧之选

合思档案会计档案管理系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点。其实物流转涵盖了业务流转、档案采集、档案制档、档案管理和档案利用等多个环节；电轨运行则实现了线上一套电子数据的高效管理，确保财务档案证据链完整，档案数据可相互穿透查询。纸质原文件混序归档，不仅提高了效率，还保证了会计档案不打印且数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它还能自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。

合思档案功能概览：全流程高效管理

合思档案会计档案管理系统在数据采集、制档、管理、应用等方面都具备强大的功能。
多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。此外，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，系统还提供多种便捷的手动数据补录方式。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。系统还提供关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和分析数据。
档案管理功能具备完善的权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理且范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
档案应用功能支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它还提供一站式预览，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

合思档案核心亮点：合规高效的数据处理专家

合思档案会计档案管理系统具有诸多核心亮点。
在合规性方面，它符合国家政策要求，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，满足《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等政策规定，实现了电子会计档案的合规性管理。通过“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。
高效性是合思档案的一大优势。它能实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少了人工介入，实现自动组装、归档。可节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%，管理合规性达100%。
在数据处理能力方面，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。
扩展性也是合思档案的重要特点。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，支持自定义档案类型，全流程扩展管理，满足企业不同阶段的电子会计档案管理方案需求。

合思档案价值体现：助力企业全面发展

合思档案会计档案管理系统为企业带来了多方面的价值。
在降本增效方面，它能显著降低企业成本，减少纸质凭证输出耗材成本和档案室、档案柜等存储空间需求，提高工作效率，让员工告别重复低价值工作。在一些企业案例中，实现了装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本的大幅降低。
提升管理效率方面，实现了档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高了档案利用效率。通过一站式预览、穿透联查等功能，企业能够快速准确地获取所需档案信息。
在实现数字化转型方面，合思档案作为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。
资源重组方面，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现了企业效益最大化。在一些企业案例中，实现了业务和财务数据的穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。

合思档案典型使用场景：满足不同部门需求

不同部门在使用合思档案会计档案管理系统时都能获得显著的效益。
CEO/高管可以通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
外部审计人员可通过合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

合思档案成功案例：真实见证卓越成效

众多企业在使用合思档案会计档案管理系统后，都取得了显著的应用效果。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。如数据加载仅需30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次、单据与单据关联次数达800亿次。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：引领行业潮流

合思档案会计档案管理系统具有独特的市场定位和差异化优势。
市场定位方面，它是领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉。
差异化优势方面，合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。它提供多种场景解决方案，如档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、共享调阅解决方案、数电票解决方案、实物备查解决方案等，满足企业不同场景下的档案管理需求。同时，具备强大的大数据处理能力，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。

合思档案会计档案管理系统能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更大效用，是企业数字化建设的必然选择。未来，合思档案将持续创新和优化，不断提升产品性能和服务质量，更好地满足企业日益增长的财务档案管理需求，助力更多企业实现全面数字化转型。现在就行动起来，选择合思档案，开启企业财务档案管理的数字化新时代，您可以拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或通过微信公众号、小程序了解更多详情，还能免费试用。