合思档案：开启企业业务流程优化与数字化档案管理新时代

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的档案管理问题日益凸显，成为制约企业发展的重要因素。企业高管们面临着纸质档案管理成本高、占地大的难题，大量的资金被耗费在纸质档案的存储和维护上，而档案数据却缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，这无疑阻碍了企业决策的科学性和精准性。

财务人员的工作也并不轻松，他们需要处理海量的档案数据，整理过程不仅耗时漫长，还需要手动逐一进行匹配、核对确认，工作枯燥乏味，热情逐渐消磨。业务人员在出差、招待后的报销环节同样面临困境，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。

除此之外，企业还承受着高显性成本、高隐形成本和高合规风险的压力。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏，这些问题都给企业的档案管理带来了极大的挑战。

一、合思档案整体解决方案：多元方案满足多样需求

合思档案深知企业在档案管理方面的痛点，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。这些方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，全面满足企业不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案具有诸多优势，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据管理，财务档案的证据链完整，能够全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。会计档案无需打印，即可实现应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性，它可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，有力保障了财务合规。

二、合思档案核心功能亮点：优势显著提升管理效能

合思档案具备多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等核心功能，这些功能亮点突出，为企业的档案管理带来了全新的体验。

多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理功能具备权限管理精准管控、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等特点。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录支持自定义分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。

档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合，多维检索满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览和穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。此外，还支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子&实物档案高度关联。

三、合思档案应用收益：降本增效提升数据价值

企业使用合思档案能够获得显著的收益，实现降本增效、合规管理和提升数据利用价值等目标。

在降本增效方面，合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题，可节约纸张成本70%、整理成本75%，提升检索效率90%，实现管理合规性100%。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，有效降低了企业的运营成本，提高了工作效率。

在合规管理方面，合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。通过“四性检测 + 业务检测”双模检测，实现归档即合规，为企业的财务合规提供了有力保障。

在提升数据利用价值方面，合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用。它实现了前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，帮助企业从档案数据中挖掘更多的价值，实现企业效益的最大化。

同时，合思档案还补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，成为闭环全量业财系统的“连接器”，为企业的数字化转型提供了有力支持。

四、合思档案企业场景应用：多场景解决实际问题

合思档案在不同企业场景下都有出色的应用表现，能够解决企业在档案管理过程中遇到的各种实际问题。

在年单据量2.6亿的企业中，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据以树状结构呈现；实现档案管理电子化和借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

对于集团型企业，档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，安全合规存储，进行业务完整性检测，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。

在多系统数据互联的企业中，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，降低成本。

对于中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，包括采集、存储、整理、利用等方面的问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

五、合思档案客户成功案例：实践见证卓越成效

众多客户在使用合思档案后，都取得了显著的成功，并给予了积极的反馈。

海亮教育此前老板要求实现财务办公室无打印机的无纸化目标，在使用合思档案完成所有作业、数字化拼图之后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

如果您的企业也正在为档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思在北京、上海、杭州等多地设有地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，您还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在就来免费试用合思档案，开启企业业务流程优化与数字化档案管理的新时代！