合思档案：开启档案管理数字解决方案新时代

在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理的信息化建设急需加速推进，以适应“数字化凭证时代”的新要求。

纸电混合时代，企业的不同角色在档案管理方面都面临着诸多难题。企业高管要面对纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则需耗费大量时间整理海量档案数据，手动匹配、核对确认的工作枯燥又繁琐；业务人员出差、招待后的报销流程也因纸质票据留存和上交的繁琐而效率低下。

不仅如此，纸质档案管理还存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出的耗材成本和存储空间需求，浪费了大量企业资源；手工装册归档的重复性工作以及粗糙的查询调阅条件，导致数据无法有效利用，内部协作也严重滞后。更重要的是，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力损坏，使得财税管理低效，合规风险大大增加。

不过，国家政策为企业带来了新的转机。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，全面无纸化时代已然到来，电子会计档案管理需要关注全生命周期的管理闭环。在这样的背景下，合思档案这一领先的档案管理数字解决方案应运而生。

合思档案：多元场景的智慧之选

合思档案是一款领先的单套制电子会计档案管理平台，它提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。

它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。其功能模块丰富多样，涵盖了发票的大数据解决方案、单据的档案扩展解决方案、凭证的费控系统、账簿的税务系统、报表的QA系统、电子档案的资金系统、纸质档案的影像系统、自定义档案的业务系统、实物备查解决方案以及数电票的共享调阅解决方案等。

合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题。它可以节约70%的纸张成本和75%的整理成本，提升90%的检索效率，还能确保100%的管理合规性。它打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。通过预置规则引擎，它能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，实现自由穿透档案链。用户还可以通过关键词检索，快速定位相关档案，降低查询难度。此外，它融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，助力企业实现档案合规不打印，推动双碳目标的落地。

核心功能：精细管理的数字引擎

合思档案的核心产品/技术功能强大而精细，在多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面都有着出色的表现。

• 多源采集：数据汇聚的智能通道
  基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：数据整合的高效利器
  合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置。它能让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，它具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理：灵活定制的安全壁垒
  合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。它支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置了档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。

• 档案应用：数据利用的便捷桥梁
  合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。它能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。它支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。它实现了档案数据资产化，档案借阅服务让借阅人可在线查看、支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。

优势对比：传统与数字的鲜明反差

与传统档案管理方式相比，合思档案这一档案管理数字解决方案在成本、效率、合规等方面都具有显著优势。

• 成本优势：节约资源的明智之选
  传统档案管理存在高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量也大。而合思档案可节约70%的纸张成本和75%的整理成本，减少纸张打印成本和存储空间成本。例如，某集团使用合思档案后，纸张打印成本减少100万张纸/年，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间。

• 效率优势：高效检索的得力助手
  传统档案管理查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，日常检索依赖多端系统分散查询，实物翻阅效率低。合思档案可提升90%的检索效率，通过关键词检索，快速定位相关档案，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。如某企业使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 合规优势：政策合规的可靠保障
  传统档案管理电子会计凭证文件无有效管理手段，存在合规风险。合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。如某集团使用合思档案后，力保电子会计档案合规，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。

应用案例：实践检验的成功典范

合思档案在不同类型企业中都有着出色的实际应用效果。

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，凭证总量达14W + ，单据总量达50W + ，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规；低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。使用合思档案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，存在业务系统多、系统独立数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票打印/查重/验伪耗时费力、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散、无法智能搜索准确查找等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案作为一款卓越的档案管理数字解决方案，能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效，补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其领先的技术、丰富的功能和成功的应用案例，将助力更多企业实现财务档案管理的数字化转型，提升财务管理效率和合规性。

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