发票归档数字化：合思助力企业差旅管控与利润提升

在当前经济环境下，企业发展面临诸多挑战。不少企业进入低速增长阶段，利润下滑，仿佛陷入了“净利润黑洞”。其中，惯性思维、业财脱节、预算失控成为影响企业净利润的三大关键因素。而差旅成本，作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，正不断侵蚀着企业的利润。

2023 年，全国规模以上工业企业营业收入涨幅收窄，利润率降低，每百元营业收入中的费用相比 2022 年有所增加，企业成本压力凸显。费用增加的背后，是原材料成本上升、劳动力成本增加、市场推广和维护费用提高等多种因素共同作用的结果。据合思平台及调研数据显示，在企业现金流支出中，差旅支出占总运营成本的 10% – 40%不等，金融服务、生物医药等行业的差旅费用更是达到企业运营成本的 20%以上。面对如此严峻的差旅成本管控难题，合思推出的解决方案犹如一盏明灯，为企业照亮了前行的道路。

全面差旅管控：打造企业差旅新生态

合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，以其敏捷的财务收支管理平台，为企业提供了全方位的财务数智化服务。平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。

在差旅管控方面，合思推出了一系列行之有效的措施。“合力省”奖励计划激励员工主动节省差旅成本；灵活的差标调整策略能够根据不同地区、不同时间段进行科学设置；BI 差旅风控系统实时监控差旅活动，确保合规性；AI 智能审批和推荐助手则为员工提供更加高效、便捷的差旅服务。

合思还与众多国内外知名在线旅游代理建立了深度合作关系，拥有覆盖全国 2000 + 县市区的 170 万 + 酒店资源，整合了全球优质的服务商渠道，覆盖全球 70 多个国家近 200 万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800 多座城市的境外打车资源等。同时，合思提供一站式多语言服务解决方案，配备 7 * 24 小时中英文客服支持，及时响应企业员工的出行需求。通过这些举措，合思为企业打造了一个全面、高效的差旅管控新生态。

核心功能亮点：数字化赋能差旅管理

发票归档数字化在合思的解决方案中有着重要体现，其核心功能亮点为企业差旅管理带来了全方位的提升。
– 线上线下融合
合思实现了差旅、采购、补助的全覆盖。不仅有机票、酒店大客户协议价托管，还支持携程、美团会员联合登陆。易商卡线下消费解决方案，让企业员工的线下消费也能实现数字化管理。同时，报销补贴、对账结算、凭证生成等环节都实现了自动化，大大提高了工作效率。发票归档数字化使得这些流程更加顺畅，所有消费凭证都能准确、及时地归档，方便企业进行财务管理和审计。
– 国内外资源整合
合思整合了中航信、Abacus、Amadeus、Sabre、航司、各大 OTA 资源，实现多平台接入比价。接入全球近 200 万 + 酒店，其中高星酒店超 5W 家，同屏比价功能让企业能够轻松选择性价比最高的差旅资源。覆盖 73 个热门国家，整合全球打车平台的聚合用车服务，并且有多语言版本，满足海外员工自助下单的需求。在这个过程中，发票归档数字化确保了国内外消费发票的统一管理，避免了因地域差异带来的管理难题。
– 管控体验兼顾
智能差标功能实现了区县级差标管控和淡旺季差标管控，让企业的差旅标准更加科学合理。优惠券 + 合力省的模式，既让员工得到实惠，又能为企业节省成本。买贵赔的承诺，让企业更加放心地选择合思的服务。订单实时占预算，多账户管理，差旅分析报告和风控类 BI 看板等功能，让企业对差旅费用的管控更加精准。发票归档数字化为这些管控措施提供了有力的数据支持，确保每一笔费用都能清晰可查。
– AI 智能规划
合思的 AI 行程助手、AI 自动下单助手、AI 风控、AI 报告助手等功能，让差旅管理更加智能化。AI 行程助手可以根据企业差标、预算和员工偏好，为员工规划出最优的行程方案；AI 自动下单助手能够快速完成差旅订单的预订；AI 风控实时监控差旅活动，及时发现异常并发出预警；AI 报告助手则可以生成详细的差旅分析报告。发票归档数字化与这些 AI 功能相结合，使得差旅管理的数据更加准确、全面，为企业的决策提供了有力依据。

企业收益显著：降本增效体验升级

企业使用合思的解决方案，能够获得多方面的显著收益。
– 降低差旅成本
“合力省”计划成效显著，首批开启的企业超标订单大幅下降，差旅预算节省幅度可观。截至 2024 年 7 月，使用合力省的企业的超标订单占比从 4%下降到 2%，已累计帮助企业节省差旅费 533 万元。发票归档数字化有助于企业对差旅费用进行精细化管理，进一步挖掘节省成本的空间。
– 提升运营效率
合思减少了员工在差旅申请、预定、报销等环节的时间消耗。员工在合思 AI 智能推荐助手的帮助下，可轻松获得更高效价比的酒店入住和出行方案，节省费用的同时，也减少了在差旅申请和预定过程中花费的时间。发票归档数字化让报销流程更加自动化、智能化，员工无需手动整理发票，大大提高了报销效率。
– 优化差旅体验
员工无需垫资，报销流程简化。合思易商卡让员工无需垫资，报销单填写不再是难事，发票关联和费用一键导入，极大方便了业务人员日常工作与差旅出行。发票归档数字化确保了发票的安全、准确归档，员工无需担心发票丢失或损坏的问题。
– 实现合规管理
通过 BI 差旅风控系统对企业差旅活动实现全面监控与智能分析，实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警，帮助企业有效控制成本，识别、预防风险。发票归档数字化为合规管理提供了可靠的证据支持，确保企业的差旅费用符合相关规定。

典型场景适用：精准满足企业需求

合思的解决方案适用于多种典型场景，能够精准满足企业不同的差旅管理需求。
– 下沉市场场景
随着企业业务向三四线城市扩展，合思可帮助企业实现精细化的差旅管控。科学设置区县差标，如某连锁零售企业与合思商城合作，将差标管控下沉至区县维度。2024 年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长 8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降 6%。发票归档数字化在下沉市场场景中，能够更好地管理不同地区的消费发票，确保费用的合理支出。
– 出海业务场景
企业出海面临海外差旅资源分散、信息碎片化等难题，合思通过整合全球资源，提供一站式多语言服务解决方案，满足企业国际差旅需求。合思商城通过全球四大 GDS 供应商和航司直连产品为企业客户提供国际机票的低价，并支持舱位、提前预订等多维度管控。发票归档数字化能够统一管理国内外的发票，解决因语言、地域差异带来的发票管理难题。
– 线下消费场景
企业线下差旅费用管控存在盲区，合思易商卡可实现线下消费的全场景覆盖，消灭企业员工因公消费管理“盲区”。员工可使用合思易商卡实现企业公户对商户直接付款，同步自动获取凭证入账归档。发票归档数字化确保了线下消费发票的及时、准确归档，为企业财务管理提供了完整的数据。
– 数电票时代场景
企业在数电票时代面临会计凭证管理难题，合思电子会计档案管理系统可适应财务档案的全链路管理需求，做好数智化归档、数据关联和合规性管理。应用电子会计档案可降低 70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本 75%，检索效率提升 90%，并实现 100%管理合规。发票归档数字化是数电票时代企业财务管理的必然选择，合思的解决方案能够帮助企业更好地应对这一挑战。

客户成功案例：见证合思解决方案实力

众多企业通过使用合思的解决方案，取得了显著的成效。
某企业员工小张曾通过违规操作增加差旅成本，企业应用合思系统后，通过合思 BI 差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过 60000 元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。发票归档数字化为企业发现和解决这些问题提供了有力的数据支持，确保企业的差旅费用合规、透明。
某企业自 2024 年 3 月开通“合力省”项目以来，员工通过节省差旅费获得私人消费红包 17000 元，红包可用于购买火车票、外卖、打车等因私消费，员工节省的越多，获得的红包金额越大。企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成双赢。发票归档数字化确保了每一笔节省的费用都能准确记录，为企业的成本核算提供了准确的数据。
某连锁零售企业业务转向三四线小城镇的商超渠道后，与合思商城深入沟通，重新制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024 年上半年，三线及以下城市酒店预订消费金额同比下降 6%。发票归档数字化帮助企业更好地管理下沉市场的差旅费用，实现了精细化管理。
合思档案客户企业数量近三年增长比例分别为 71%、213%和 220%，应用电子会计档案的企业降低了档案耗材和存储成本，节约了整理成本，提升了检索效率，实现了管理合规。发票归档数字化是合思电子会计档案管理系统的核心功能之一，为企业的财务管理带来了巨大的便利。

携手合思：共迎商业新未来

合思全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”的方面，可实现从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖，并通过同屏比价帮助企业获得性价比更高的差旅资源；在“管”的方面，不仅实现全流程管控、全产业链优化，更实现全员参与，让每一位员工愿意主动帮助企业一起“合力省”。

面向未来，企业应用发展的眼光选平台。合思前瞻探索 AI 技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”，帮助企业在 AI 时代赢得成本优势，挖出更多净利润。发票归档数字化作为合思解决方案的重要组成部分，将为企业的财务管理提供更加坚实的保障。

合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。如果您想了解更多关于合思解决方案的信息，可拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，添加合思小助手，加入未来财务人社群，关注合思。现在，您还可以免费试用合思的解决方案，亲身体验发票归档数字化带来的便捷与高效。