在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措宛如明亮的信号灯，照亮了电子凭证数字化转型的前行道路，标志着电子凭证开具端已基本完成数字化适配。电子凭证接收、报销、入账、归档这最后一公里的难题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到时代的脉搏，顺势推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于其在行业应用中的深度耕耘与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的会计档案数字化转型提供了极具价值的参考和借鉴。
市场形势：会计档案数字化是财务数智化必由之路
会计档案数字化，已然成为财务数智化的必行之路。会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的关键数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正达成财务的数字化转型。
电子凭证全流程无纸化具有诸多积极影响。它有利于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境。在传统模式中，财务人员常常为凭证的接收、整理和归档耗费大量时间和精力，而全流程无纸化则能让这些工作变得高效快捷。同时，这一转变还能有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。企业无需再为大量的纸质档案存储支付高昂的场地和人力费用，也减少了纸张等资源的使用，为环保事业贡献一份力量。
痛点分析：传统纸质档案管理的困境
传统纸质档案管理犹如一座沉重的大山，给企业带来了诸多难题。以好想你健康食品股份有限公司为例，其在档案管理方面面临着诸多困扰。
归档难题突出。财务归档时，工作人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性，这不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查询和审计工作将陷入困境。
查找速度缓慢。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找时需要耗费大量时间。工作人员可能需要在堆积如山的档案中逐一查找所需资料，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这极大地影响了工作效率。
管理成本高昂。大量纸质档案的管理，对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要租赁专门的仓库来存放档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。
合规性难以保证。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。在数字化时代，数据的安全性和合规性至关重要，纸质档案管理显然无法适应这一需求。
另一家企业COMMUNE幻师同样面临着类似的问题。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，这是一笔不小的开支。门店报销周期长达2个月，效率低下，严重影响了企业的资金流转。而且，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，合规性难以保障。
解决方案整体策略概述：合思档案开启会计档案数字化新时代
合思凭借其敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多的净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思档案作为合思的核心产品，实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，成功解决了电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题。它就像一把万能钥匙，为企业打开了会计档案数字化的大门，让企业的财务管理更加高效、便捷。
核心模块：合思档案的强大功能蓝图
合思档案拥有强大的功能蓝图，为企业的会计档案数字化管理提供了全方位的支持。
便捷调阅不打印，混序归集免组装。这一功能让企业员工无需打印纸质档案，即可在系统中便捷地调阅所需文件。同时，档案的混序归集功能避免了繁琐的组装过程，提高了工作效率。
电子会计档案全生命周期管理涵盖采集、制、管、用四个环节。在采集环节，智能采集借助外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），能够快速、准确地采集各种电子凭证。预归档服务集成了集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案的准确分类和整理。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，为档案的安全管理提供了保障。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供有力支持。
财务档案「采制管用」全生命周期管理具体表现为：档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保数据的准确采集和高效处理。档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证档案的规范性和准确性。档案管理具备精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，确保档案的安全和合规。档案利用实现多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，让档案的利用更加便捷高效。
竞争优势：合思档案脱颖而出
合思档案相比其他产品具有显著的优势。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，强大的资金实力为产品的研发和创新提供了坚实的保障。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够为客户提供及时、高效的服务，满足不同地区客户的需求。
自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效。合思档案实现了档案数据的同源和透明流转，便于监控和分析。企业可以实时掌握档案的状态和使用情况，为决策提供数据支持。
成功案例：见证合思档案的卓越成效
众多企业通过使用合思档案，实现了会计档案数字化转型，取得了显著的收益。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到了100%。这一系列的数据表明，合思档案为企业提高了工作效率，降低了成本，保障了档案的合规性。
帆书通过合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据。财务结账效率提高了50%，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。这些成果充分展示了合思档案在提升企业财务管理效率和降低成本方面的强大能力。
服务体系：合思全方位服务保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的服务保障。分别在北京、杭州、南昌设立的研发中心，不断进行技术创新和产品优化，确保合思档案始终保持领先的技术水平。在全国22个城市设立的直营服务网络和500 + 合作伙伴，能够及时响应客户的需求，为客户提供专业的服务。
合思档案提供电子凭证采集、验签、解析、校验；自动填报、自动入账；封装入账结构化信息；自动归档等服务，还支持文件传输、邮件短信、系统直联等功能，同步原始凭证信息至档案服务。这一系列的服务确保了企业在会计档案数字化转型过程中的顺利进行，让企业无后顾之忧。
会计档案数字化是企业财务数智化和电子凭证数字化转型的必然趋势。合思档案作为这一领域的佼佼者，凭借其强大的功能、显著的优势和成功的案例，为企业提供了一站式的解决方案。《电子会计档案实践案例集》更是为企业的转型提供了宝贵的参考和借鉴。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
