革新会计档案归档流程，合思档案引领企业财务数字化新风尚

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来了新的考验，信息化建设成为企业亟待补齐的短板。数电票需经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件更要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代背景下，企业不同角色在会计档案归档流程中遭遇了诸多难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的困境，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复；业务人员在出差、招待后的报销环节，需要留存并上交纸质票据，流程繁琐，浪费了大量时间。

同时，企业档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储仍依赖线下载体。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业会计档案归档流程带来了全新的变革。

精准破局：合思档案解决方案直击痛点

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。在会计档案归档流程中，高管可以更加高效地获取决策所需的信息，推动企业的可持续发展。

对于归档员/财务人员来说，合思档案可显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。在会计档案归档流程中，财务人员可以节省大量时间和精力，将更多的资源投入到更有价值的工作中。

对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限可一键下放或回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。在会计档案归档流程中，外部审计的参与变得更加便捷和高效。

功能全景：合思档案的强大产品能力

合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析以及应用层等多个方面。

在智能采集方面，外部生态通过规则引擎、业务映射等方式，内部通过 EAI 插件、API 接口等实现数据采集。它支持多源采集，接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；同时也支持手动采集，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。在会计档案归档流程中，智能采集功能确保了数据的全面、准确和及时。

智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装会计档案关联规则，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射，让已完成业务证据链组装的档案数据，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在会计档案归档流程中，智能制档功能提高了档案的完整性和可用性。

专用格式版式文件功能也是合思档案的独特优势。它自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强。在会计档案归档流程中，专用格式版式文件功能满足了企业多样化的需求。

核心亮点：合思档案的独特竞争优势

合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。它打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度，融合“混序归档”“分类归档”等功能。在会计档案归档流程中，便捷的调阅方式提高了工作效率。

实现应收尽收是合思档案的重要目标。“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用；基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。在会计档案归档流程中，严格的检测机制确保了档案的质量。

大数据解决方案是合思档案的又一核心竞争力。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态 API 接口接收、大文件切割识别等能力。在会计档案归档流程中，大数据解决方案应对了海量数据的挑战。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。在会计档案归档流程中，档案扩展解决方案满足了企业不断变化的需求。

价值彰显：合思档案带来的显著效益

合思档案实现了显著的降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，同时提升了检索效率，保障了管理合规性。在会计档案归档流程中，降本增效是企业追求的重要目标。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。在会计档案归档流程中，它促进了业务流程的顺畅和数据的流通。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用，挖掘了数据价值。在会计档案归档流程中，数据的价值得到了充分体现。

通过资源重组，合思档案实现了企业效益的最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。在会计档案归档流程中，资源的优化配置提高了企业的竞争力。

多元场景：合思档案的广泛应用

对于企业高管而言，合思档案可以帮助他们沉淀数据资产，辅助企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，推动企业数字化转型。在会计档案归档流程中，高管可以更好地把握企业的财务状况。

财务人员借助合思档案提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理。在会计档案归档流程中，财务人员的工作变得更加轻松和高效。

外部审计人员通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，无需与财务重复沟通补充审计资料。在会计档案归档流程中，审计工作更加便捷和准确。

业务人员在出差、招待报销等场景中，无需留存上交纸质票据，流程更加简便。在会计档案归档流程中，业务人员的报销体验得到了极大改善。

成功典范：合思档案的实践验证

某企业年单据量 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次，某月入库数据加载 30s，关联匹配 15min。在会计档案归档流程中，合思档案帮助该企业解决了实际问题，提高了工作效率。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。在会计档案归档流程中，合思档案为该企业带来了显著的效益。

某企业存在低效的档案管理现状，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题。合思档案通过数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。在会计档案归档流程中，合思档案改善了该企业的档案管理状况。

某中国最大的 K12 民办教育集团之一的企业，在档案采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案采用数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询。在会计档案归档流程中，合思档案提升了该企业的档案管理水平。

市场领航：合思档案的独特定位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 +企业客户，获得福布斯中国科技 50 强等荣誉，通过 SOC1、SOC2 安全认证、信息安全等级保护三级认证。在会计档案归档流程中，其市场地位和荣誉证明了它的可靠性和专业性。

自主研发工具包使合思档案具有更强大的数据获取、验签、解析能力，能够持续迭代、接口开放，适应数电票管理要求的特殊性。在会计档案归档流程中，自主研发能力确保了产品的先进性。

合思档案提供多种创新性解决方案，如大数据解决方案支持百亿级单据量匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理；证据链完整性解决方案保障财务合规；共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求；数电票解决方案实现数电票全流程闭环管理；实物备查解决方案实现实物档案全流程管理定位。在会计档案归档流程中，创新性解决方案满足了企业多样化的需求。

拥有完善的服务网络，合思档案在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。在会计档案归档流程中，完善的服务网络确保了企业能够得到及时、专业的服务。

合思档案凭借其强大的功能、独特的优势和丰富的实践经验，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着企业数字化转型的不断推进，合思档案将持续迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务，成为企业财务数字化建设的重要支撑。众多成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性，企业选择合思档案，将能够实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

如果您想进一步了解合思档案如何优化您企业的会计档案归档流程，欢迎拨打 400 – 105 – 6505 咨询，或访问网站 www.hosecloud.com，也可通过微信公众号和小程序获取相关资讯。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验其带来的便捷与高效！