在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年即将完成数电票全覆盖，这一变革让企业财务档案管理直接面对新的难题，信息化建设成为企业亟待弥补的短板。数电票的快速扩张，在收票和开票方面都带来了新的政策与变化，其特殊的管理要求，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合的时代，企业不同角色面临着各自的困扰。企业高管承受着纸质档案管理成本巨大且占地空间大的压力，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所淹没，整理工作耗时费力，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥繁琐。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程复杂，耗费大量时间。
此外，企业在推进数字化建设的过程中，虽然通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等解决了线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，仍然无法摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。而且，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，这是高显性成本；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，这是高隐形成本；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这是高合规风险。
面对这些行业痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全面且针对性强的解决方案。
全景式方案：满足多元场景需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
对于 CEO 和高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供数智化支持，助力企业在数字化转型中取得决胜优势。同时，借助数字化手段，降低档案管理成本，提高档案利用效率，实现绿色低碳运营，从而实现降本增效的目标。
对于归档员和财务人员来说，合思档案能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放或回收。财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能：彰显独特优势
合思档案的核心功能强大，相比传统档案管理方式具有显著的独特优势。
多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和灵活性。
智能制档功能方面，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
档案管理功能中，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
实际案例：见证卓越成效
众多不同类型的企业已经应用合思档案，并取得了显著的实际效果。
某企业年单据量高达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如凭证总量 14W +，单据总量 50W +，以某月入库数据为例，数据加载仅需 30s，关联匹配只需 15min。
某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案采用单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3 的存储空间，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案采用单套制管理方案，包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理达到 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
某民办教育集团存在低效的档案管理现状，如业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张，实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险，财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案采用单套制管理方案，包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有广泛的连接能力、强大的自动归档能力、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，能够为企业提供稳定、合规的电子档案管理服务。众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都已选择合思档案，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，且获得了良好的使用效果和客户评价。
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