在当今数字化飞速发展的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台基于合思在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的智能化档案管理方案。
接下来，让我们通过好想你健康食品股份有限公司的实际案例，深入了解合思档案在智能化档案管理方面的卓越表现。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业，其品牌价值高达154.21亿元。公司拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。随着企业规模的不断扩大和业务的日益繁杂，好想你在财务档案管理方面面临着诸多挑战。
在传统的财务归档模式下，财务人员需要花费大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案都需要人工仔细核对，不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查询和补充工作将耗费更多的时间和资源，给企业的财务管理带来极大的困扰。
此外，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来极为不便。当企业需要查阅某一份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的纸质档案中逐一查找，耗费大量的时间和精力。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这对于企业的日常运营和决策支持造成了很大的阻碍。
大量纸质档案的管理还对企业的空间和人力提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。更为重要的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
合思档案：破局智能化档案管理难题
面对好想你在档案管理方面的诸多痛点，合思档案凭借其先进的技术和创新的解决方案，为企业提供了一套全面的智能化档案管理方案。
- 打破数据壁垒 实现一键联查
合思档案打破了传统档案管理中数据孤立的局面，实现了数据的同源共享。通过将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，财务人员可以在平台上实现一键联查，快速准确地获取所需的信息。这不仅大大提高了工作效率，还减少了人工核对的错误率，确保了财务数据的准确性和一致性。
在合思档案的帮助下，好想你财务人员再也不需要在不同的系统和文件中来回切换查找信息，只需在平台上输入关键词，即可快速定位到所需的档案资料。这种便捷的操作方式，让财务人员能够将更多的时间和精力投入到核心业务中，为企业的发展提供更有力的支持。
- 自动组装档案 提升审计效率
合思档案实现了档案的自动组装功能，能够根据预设的规则和流程，将相关的单据、发票、回单和凭证自动组装成完整的档案。在内外审计过程中，审计人员可以以档案数据为标准，纸质数据为辅，快速准确地进行审计工作。这不仅大大提高了审计效率，还减少了审计过程中的人为干扰，确保了审计结果的公正性和客观性。
通过合思档案的自动组装功能，好想你在审计过程中节省了大量的时间和精力，审计周期明显缩短，审计效率得到了显著提升。同时，自动组装的档案数据更加规范和准确，为企业的合规经营提供了有力的保障。
- 实物高效管理 精准定位档案
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。在档案入库时，系统会为每一份实物档案生成唯一的二维码，并将其与电子档案进行关联。当查阅者需要查询某一份档案时，只需在平台上查询电子档案，即可快速定位到实物档案的存放位置。
这种实物高效管理的方式，让好想你在档案管理方面实现了质的飞跃。不仅提高了档案的查找效率，还减少了档案遗失和损坏的风险，确保了档案的安全和完整。同时，虚拟档案库房的建立，也为企业节省了大量的存储空间，降低了运营成本。
智能化档案管理成效显著
合思档案的实施，为好想你带来了显著的成效。在时间成本方面，通过实现数据的一键联查和档案的自动组装，好想你减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间进行手工核对和整理档案，工作效率得到了极大的提升。
在总部管理方面，合思档案的应用使得总部接收档案的管理耗时减少了80%。总部可以通过平台实时获取各分支机构的档案信息，实现了档案的集中管理和统一调配，提高了管理效率和决策的科学性。
在借阅管理方面，借助虚拟档案库房和二维码技术，好想你借阅管理的时间成本减少了67%。查阅者可以在平台上快速查询和借阅档案，无需再到档案室现场查找，大大提高了借阅效率。
在成本节约方面，合思档案的实施预计每年可为好想你减少综合成本20万元。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率带来的间接成本节约，企业的经济效益得到了显著提升。
携手合思 共赴财务数智化未来
合思档案的成功应用，助力好想你实现了降本增效、合规经营，解决了档案管理的诸多难题。在智能化档案管理的道路上，好想你迈出了坚实的一步，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续发挥自身优势，不断创新和完善产品和服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
如果你也想让企业在财务数智化浪潮中脱颖而出，不妨选择合思。现在，你可以免费试用合思档案，亲身感受智能化档案管理带来的便捷和高效，开启企业财务数智化的新篇章！
