在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。今天，我们聚焦一家世界 500 强旗下的教育服务品牌，深入了解其在财务数字化转型过程中所面临的挑战，以及合思如何凭借专业的解决方案帮助其实现文件管理效率提升。
教育巨头的数字化困境
该教育服务品牌作为世界 500 强旗下的一员，业务版图不断扩张，业务和财务系统也日益增多。然而，这些系统相互独立，如同一个个信息孤岛，数据无法互通，结构化数据的提取更是困难重重。电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
在档案管理方面，实物存档占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。更令人头疼的是，档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出错，而发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求极高，更是让财务人员苦不堪言。
此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。这些问题严重制约了企业的发展，使得该教育品牌在财务数字化转型方面的需求变得十分迫切。
版块 1：业务迷局亟待破局
系统孤岛难题
企业的业务和财务系统众多，但彼此独立，数据难以流通。这就好比一座城市中，各个区域之间没有道路相连，信息无法顺畅传递。结构化数据的提取如同在茫茫大海中捞针，困难重重。电子发票的处理流程繁琐，浪费了大量的人力和物力资源。
档案管理困局
实物存档占据了大量的物理空间，如同一个巨大的仓库，需要专人看守和管理。然而，即便如此，档案损坏的情况仍时有发生，企业面临着合规风险。纸质档案的录入工作如同一场持久战，耗时且易出错。装订工作更是要求严格，耗费了大量的时间和精力。
资产利用低效
实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，就像在一个混乱的房间里寻找一件物品，无从下手。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低，企业的知识财富无法得到充分利用。
版块 2：合思方案精准赋能
广泛连接异构系统
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。
多样传输方式保障
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。无论数据以何种形式存在，都能轻松接入系统，为档案管理提供了有力保障。
自动归档功能强大
具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。这些功能如同一个精密的机器，能够自动完成档案管理的各个环节，提高了管理效率和准确性。
广泛档案管理范围
会计类档案管理范围广泛，包括内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。无论何种类型的档案，都能在合思的系统中得到妥善管理。
版块 3：专业实施高效推进
数据应收尽收
合思通过广泛连接异构系统，实现了档案数据的应收尽收。这就好比一张巨大的网，将所有的数据都网罗其中，为后续的自动化管理奠定了坚实的基础。
规则引擎助力
利用强大的规则引擎自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。这就像一个智能的搜索引擎，能够快速准确地找到所需的数据，提高了档案管理的效率和准确性。
电子文件轻量管理
对电子原文件进行独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。这就好比将一本厚重的书简化为一份精简的摘要，既保留了关键信息，又方便了管理和使用。
合规流程保障
按照系统设定的流程，完成档案的智能组单、四性检测等工作，确保档案的合规性和完整性。这就像一个严格的质检员，对每一份档案进行仔细检查，确保其符合标准。
版块 4：显著成果效益彰显
线上单套制管理
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。这就像一场管理革命，让档案管理变得更加高效和便捷。
多维度穿透查询
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这就像一个智能的图书馆，无论何时何地，都能快速找到所需的档案，提高了档案的利用率。
管理效能大幅提升
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91% 以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这就像一辆动力强劲的汽车，在不增加过多人力的情况下，实现了快速发展。
成本节约显著
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。这就像一个精明的管家，通过合理规划，节省了大量的开支。
版块 5：客户认可高度评价
企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。这说明企业对合思解决方案的效果非常满意，对未来的数字化转型充满信心。
通过合思的电子会计档案系统和规则引擎，企业能够有效管理大量数据，财务管理效率提升、成本降低效果显著。这体现了客户对合思方案的高度认可，也证明了合思在财务数字化转型领域的专业实力。
行动号召共赴转型
在当前经济环境下，企业的财务数字化转型势在必行。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率。
合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。同时，还提供免费试用、灵活定价模式等服务，让企业无后顾之忧。
合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。选择合思，就是选择专业和放心。如果您的企业也渴望实现文件管理效率提升，抓住财务数字化转型的机遇，提升企业竞争力，不妨拨打 400 – 105 – 6505，或访问网站 www.hosecloud.com，立即免费试用合思的解决方案，开启财务数字化转型之旅！
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