数字档案管理系统：开启企业电子会计档案管理新时代

在当今数字化浪潮中，电子会计档案管理正经历着深刻变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战，加强信息化建设已成为当务之急。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“数字档案管理系统”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员要处理海量档案数据，整理工作耗时费力，手动匹配核对枯燥又繁复；业务人员则被繁琐的报销流程所困扰，耗费大量时间。同时，纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本居高不下、存储空间需求巨大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等问题。此外，企业在推行数字化过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的困扰，存在数据存储线下载体，影响了企业的全面数字化进程。

合思档案：数字档案管理系统解决方案

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，是解决电子会计档案管理问题的理想方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该数字档案管理系统广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，带来显著的效益。它可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，保证100%的管理合规性。其具备应收尽收的特点，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规。还能打破物理空间限制，让用户在线自由调阅档案。此外，它预置规则引擎，可自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。而且，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，实力值得信赖。

功能概览：数字档案管理系统的强大能力

合思档案作为一款功能强大的数字档案管理系统，拥有丰富多样的功能模块。包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

在数据采集方面，它支持多源采集。通过接口互联可自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，可通过多种便捷手动数据补录方式处理，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档功能上，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量。还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。

档案管理功能也十分完善。权限管理方面，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。

核心亮点：数字档案管理系统的独特优势

大数据解决方案是合思档案这一数字档案管理系统的一大亮点。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

档案扩展解决方案可通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的多维度查询条件和一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

价值体现：数字档案管理系统的深远意义

合思档案这一数字档案管理系统具有显著的降本增效作用，能帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，为企业节约了大量成本。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。

让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业提供有力支持。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效。

典型使用场景：数字档案管理系统的广泛应用

对于CEO/高管来说，合思档案这一数字档案管理系统可帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。
归档员/财务使用该数字档案管理系统可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
外部审计可借助合思档案实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

成功案例：数字档案管理系统的卓越成效

某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案这一数字档案管理系统通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务+财务数据穿透联查，企业成本降低等。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，节省了大量成本。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

市场定位与差异化优势：数字档案管理系统的独特地位

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，入选福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案这一数字档案管理系统拥有自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。它能为企业提供广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入。符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。

合思档案这一数字档案管理系统能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度应用会计档案价值，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。随着国家政策对电子会计档案管理的支持力度不断加大，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将凭借其领先的技术和优质的服务，在未来为更多企业提供更完善的电子会计档案管理解决方案。

如果您的企业也想开启高效、合规的电子会计档案管理之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码或微信小程序二维码联系合思，还可免费试用合思档案这一数字档案管理系统，感受其卓越的功能和价值。