在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也跟进，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端基本完成数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的“最后一公里”难题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了市场需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，助力企业从容应对电子凭证数字化转型挑战，优化会计成本管理。
市场形势：会计成本管理新契机
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路，为企业的会计成本管理带来了新的机遇。在传统报销模式下，会计凭证面临着“接收难、入账难、归档难”的困境，不仅耗费大量人力和时间，还增加了管理成本。而电子凭证全流程无纸化则能够有效突破这些困境，优化管理流程。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务的数字化转型。这不仅有利于降低单位运行成本及资源消耗，还能实现数字化和绿色化的协同转型，为企业的会计成本管理带来显著的效益提升。
痛点分析：传统档案管理的会计成本之困
在传统档案管理模式下，企业面临着诸多问题，严重影响了会计成本管理的效率和效果。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足企业会计成本管理的要求。
高新兴科技集团也面临着类似的问题。其报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用了大量的库房人员管理成本，借阅流程及实物借出繁琐。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅，这些问题都增加了企业的会计成本管理难度。
解决方案整体策略概述：合思档案优化会计成本管理之道
针对企业在传统档案管理模式下遇到的痛点，合思档案提出了一套全面的解决方案，致力于优化企业的会计成本管理。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。通过实现财务档案「采制管用」全生命周期管理，包括全流程合规化、自动化、数字化的档案采集、制档、管理和利用，合思档案能够有效降低企业的会计成本，提高管理效率。
核心模块：合思档案功能助力会计成本管理
在功能蓝图方面，合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，进行电子会计档案全生命周期管理。其智能采集模块通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够高效准确地采集各类电子凭证。预归档服务模块集成了多种服务，如规则引擎、元数据服务等，确保电子凭证的合规性和准确性。基础管理模块涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能，方便企业对电子会计档案进行管理。档案服务模块则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等服务，为企业的会计成本管理提供有力支持。
业务层方面，合思档案涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等，应用层的辅助审计、证据方案库等。通过对这些业务数据的整合和管理，合思档案能够实现企业会计成本管理的精细化和数字化。
竞争优势：合思档案在会计成本管理领域的卓越实力
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的资金和技术实力作为支撑。这使得合思档案在产品研发和技术创新方面能够不断投入，为企业提供更加先进、稳定的电子会计档案管理解决方案，有效降低企业的会计成本。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供及时、全面的服务，确保企业在使用合思档案过程中遇到的问题能够得到快速解决，进一步优化企业的会计成本管理。
成功案例：合思档案优化会计成本管理显成效
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证。搭建了完整的业务证据链，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理。方案收益显著，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%，有效优化了企业的会计成本管理。
帆书通过合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据。方案收益明显，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生，为企业的会计成本管理带来了巨大的改善。
服务体系：合思全方位保障会计成本管理服务
合思在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时、直接的服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围，让更多企业能够享受到合思的优质服务。无论是在产品使用过程中的技术支持，还是在会计成本管理方面的咨询服务，合思都能够为企业提供全方位的保障。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思档案发挥着至关重要的作用。它不仅能够帮助企业解决传统档案管理模式下的痛点，优化会计成本管理，还能推动企业实现财务数智化转型，提升企业的核心竞争力。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
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