合思档案：引领企业电子档案共享新时代

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以前所未有的速度在企业间快速扩张。据预测，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面新的挑战，信息化建设亟待加速推进。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。传统纸质档案管理模式在这样的背景下，显得愈发捉襟见肘。

纸电混合时代，企业面临着诸多困境。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而头疼；财务人员不得不耗费大量时间手动整理核对档案数据，工作枯燥又繁复；业务人员报销纸质票据流程繁琐耗时。传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据利用低效；更存在高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等问题。

面对这些难题，合思档案应运而生，为企业提供了专业的“电子会计档案管理平台”，助力企业适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求，实现电子档案共享。

精准施策：为不同角色定制解决方案

• 高管智囊：助力决策数智化
  对于CEO/高管而言，合思档案是沉淀数据资产的利器。它保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，深度挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案节约了档案管理成本，实现绿色低碳运营，提升了财务服务效率。

• 财务助手：提升工作效率
  合思档案帮助归档员/财务提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，使财务人员能轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 审计伙伴：实现外审在线化
  在外部审计方面，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这让财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高了审计工作的效率和准确性。

功能卓越：全面展现档案管理能力

• 多源采集：灵活获取数据
  合思档案提供多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，可通过多种便捷手动数据补录方式进行处理，如单张PDF大文件可实现多张回单/发票自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：高效整合数据
  合思档案具备智能制档能力。通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。此外，还提供关联检索、全文检索等辅助功能及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。

• 精细管理：灵活掌控权限
  合思档案拥有强大的档案管理功能。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。同时，支持自定义档案目录分类，对档案字段进行自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展，对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 全场景应用：数字化利用档案
  合思档案实现了档案应用的全场景数字化利用。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化的可视化盘点，提供档案借阅服务，借阅人可在线查看并支持下载，管理员可对借阅过程进行透明化管理，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，可通过多种方式对实物档案进行管理和监控。

亮点闪耀：凸显独特竞争优势

• 高效调阅：打破空间限制
  合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，有效管理电子档案和纸质档案，打破物理空间限制，让用户在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，助力双碳目标落地，促进电子档案共享。

• 双重检测：保障数据安全
  合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

• 大数据支撑：释放档案价值
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，实现元数据级检索、海量数据秒级查询。采用海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制进行数据存储，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

价值凸显：为企业带来切实效益

• 降本增效：节约成本提升效率
  合思档案显著降本增效，节约纸张成本达70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%。实现档案不打印，彻底告别传统手工归档，让企业更有效地“收紧钱袋子”，推动电子档案共享。

• 连接全链路：激活数据价值
  合思档案作为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”。真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。

• 合规保障：助力企业合法经营
  合思档案帮助企业满足国家政策要求，电子会计档案合规性管理符合国家相关政策，为企业的合规经营提供了坚实保障。

场景丰富：直观展现应用方式

• 数电票管理：全流程闭环处理
  在数电票管理场景中，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。获取环节可通过多种途径获取数电票，业务环节完成上传、流转、解析等操作，入账和归档环节确保数据准确归档，实现电子档案共享。

• 实物档案管理：创新便捷利用
  在实物档案管理场景中，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理。可应用于打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等场景，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

• 企业审计：在线高效审计
  在企业审计场景中，外部审计人员可通过合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高了审计工作效率和准确性。

案例见证：用实际数据证明效果

• 某企业：实现业财一体自动化
  某企业年单据量2.6亿，此前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。采用合思档案解决方案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

• 某集团型企业：实现标准化与合规化
  某集团型企业档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化。力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储。低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：打破数据孤岛提升效益
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题。采用合思档案单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，整合各类会计资料，统一标准和管理。业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅便捷高效。全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险。成本效益对比明显，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143773元/年减少到22835元/年，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

定位独特：彰显市场差异化优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，具有较高的市场认可度和权威性。

与传统档案管理方式相比，合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。具备灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，为企业带来显著的降本增效。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将在未来发挥更加重要的作用，持续为企业提供高效、合规、智能的档案管理解决方案，推动企业在数字化浪潮中稳步前进。

如果您的企业也想开启电子档案共享新时代，不妨立即行动起来。您可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、微信小程序二维码等方式联系合思，还能免费试用合思档案服务，感受其卓越的性能和价值。