在数字经济蓬勃发展的今天，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也开启了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广使用。这一系列举措宛如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，而电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题也即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场财务数智化的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像是一位智慧的领航员，为企业在电子凭证数字化转型的海洋中指引方向，助力企业实现报销记录归档的高效管理。
金牌橱柜：传统档案管理的困境与挑战
金牌橱柜家居科技股份有限公司，自 1999 年成立以来，便在国内高端整体厨柜及定制家居领域深耕细作，成为了行业内的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，还荣获了国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，在企业蓬勃发展的背后，传统的档案管理模式却成了制约其进一步发展的瓶颈。
在档案整理环节，会计档案就像散落的珍珠，分散在各个系统之中，使得档案数据难以得到有效的利用。财务人员不得不逐一打印凭证，然后通过手工的方式进行匹配、组装、装订，最后上架保存。这种繁琐的操作流程不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现错误，影响工作效率。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案 1 年，1 年后再移交至综合档案管理部门。这期间，档案的流转和交接增加了管理的复杂性和风险，也不利于信息的及时共享和利用。
在存储环节，公司设立了独立的档案室来存放纸质档案。然而，随着业务的不断拓展，纸质档案的数量急剧增加，占用了大量的空间，同时也增加了档案保管和维护的成本。传统的档案管理模式已经无法满足企业日益增长的数字化需求，报销记录归档工作更是面临着重重困难。
合思档案：为金牌橱柜量身定制的解决方案
面对金牌橱柜在档案管理方面的诸多痛点，合思档案凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
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统一存储：打破数据孤岛，构建高效档案管理体系
合思档案打破了各个系统之间的数据壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。就像是将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，使得档案数据更加有序、易于管理。通过这种方式，企业可以更加方便地对报销记录进行归档，提高了工作效率，也为后续的数据分析和利用提供了有力支持。 -
业务证据链完整：搭建业财一体桥梁，实现双向穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。这意味着企业在进行报销记录归档时，可以更加清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，确保财务数据与业务数据的一致性和准确性。同时，这种双向穿透的模式也为企业的风险管理和决策提供了更加全面的信息支持。 -
数据共享，一站式查阅：让档案查询变得轻松高效
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，为企业提供了一站式的查阅服务。无论是财务人员还是其他相关部门的人员，都可以通过简单的操作快速找到所需的报销记录和相关档案信息。这种便捷高效的查询方式大大节省了时间和精力，提高了工作效率，也为企业的日常运营提供了有力保障。 -
银行回单无纸化：实现降本增效的关键一步
在处理海量银行回单时，合思档案实现了自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质文件的使用，降低了成本，还提高了数据处理的准确性和效率。通过银行回单无纸化，企业可以更加轻松地完成报销记录归档工作，同时也为环保事业做出了贡献。
显著成果：合思档案助力金牌橱柜降本增效
合思档案为金牌橱柜提供的解决方案取得了显著的成果，用具体的数据为企业的发展带来了实实在在的效益。
在档案匹配方面，合思档案使得档案匹配耗时减少了 84%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。
在档案查询方面，档案查询耗时减少了 80%。员工可以更加快速地获取所需的报销记录和档案信息，提高了工作的便利性和效率。
在成本节约方面，预估节省总体成本 30 万 +/年。这不仅减轻了企业的经济负担，还提高了企业的盈利能力和竞争力。
在档案合规性方面，合思档案确保了档案合规性达到 100%。这为企业的稳定发展提供了有力的保障，避免了因档案管理不善而带来的法律风险。
合思档案：优势与价值尽显，引领电子凭证数字化未来
合思档案具有诸多显著的优势和价值。它实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作，让报销记录归档变得更加轻松高效。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力的支持。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，未来电子凭证数字化转型将进一步加快。在这个充满机遇和挑战的时代，企业需要积极行动起来，抓住机遇，选择合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
如果您的企业也面临着报销记录归档的难题，不妨来免费试用合思档案，体验它为您带来的高效、便捷和价值。让合思档案成为您企业数字化转型的得力助手，共同开启财务数智化的新篇章。
