电子会计档案管理软件：开启财务数智化新时代

在我国，电子凭证改革正以惊人的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措宛如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。

在这个关键的历史节点，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理软件——合思档案。基于其在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义。

企业电子会计档案管理痛点剖析

在当前的市场环境下，许多企业在电子会计档案管理方面面临着诸多难题，这些问题如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展。

部分企业在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。例如，有些企业在这一过程中，档案遗失的情况难以避免。而且，当需要查找档案时，更是要花费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。

还有一些企业面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题。门店报销周期长，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。例如某些连锁经营企业，存在纸质档案打印成本高、存储成本高、资料查找困难等问题。多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。另外，部分企业在会计档案管理上，整理环节档案散落各系统，数据难以利用；保管、存储环节依赖纸质档案；管理利用时以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查。

合思全面解决方案策略

合思档案这款电子会计档案管理软件，针对企业面临的痛点，提出了全面且系统的解决方案。

合思档案实现了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

其功能蓝图涵盖多个重要方面。便捷调阅不打印，让企业无需再为打印档案而耗费成本和时间；混序归集免组装，大大提高了档案整理的效率；电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节，确保档案从产生到使用的整个过程都得到妥善管理。

财务档案在合思档案的管理下，实现了“采制管用”全生命周期管理，全流程合规化、自动化、数字化。档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析；档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件；档案管理做到精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求；档案利用具备多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。

通过流程的识别与优化，合思档案展开跨部门协调，实现流程顺畅，效率提升。流程化方面，不同流程的需求推动个性化的系统建设，通过数字化平台固化流程，提高效率；系统化方面，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合；一体化方面，旧档前建立完整的财务证据链，实现全面无纸化；无纸化方面，归档前建立完整的财务证据链，实现全面无纸化。

合思档案核心模块探秘

合思档案的电子会计档案管理软件拥有多个核心模块，每个模块都具备独特的功能和显著的优势。

智能采集模块，外部生态利用OCR识别、RPA技术等，内部系统通过EAI插件、API接口等进行数据采集，实现开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。这使得企业能够高效地采集各种档案数据，无论数据来自外部还是内部系统，都能快速、准确地收入囊中。

自动制档模块，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。该模块大大减少了人工制档的工作量和出错率，确保档案的准确性和完整性。

档案管理模块，具备精准权限管控，档案目录可灵活扩展，有水印管理，档号符合国标要求，确保档案数据的安全和规范。企业可以根据不同的人员角色和职责，设置不同的档案访问权限，保证档案数据不被非法获取和篡改。同时，灵活的档案目录扩展功能，能够满足企业不断变化的档案管理需求。

档案利用模块，支持多维检索，可一站式预览档案数据，实现在线借阅和异构系统联查，实物混序归档并能可视化盘点档案数据，提高档案利用的便捷性和效率。企业员工可以通过多种方式快速检索到所需的档案，无需在大量的纸质档案中苦苦寻找。同时，在线借阅和异构系统联查功能，让档案的使用更加方便快捷。

合思档案竞争优势凸显

与市场上其他类似的电子会计档案管理软件相比，合思档案具有显著的竞争优势。

在成本节约方面，以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。如此显著的成本节约效果，能够为企业带来实实在在的经济效益。

在合规性保障上，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。这使得企业在档案管理方面能够严格遵守相关法律法规，避免因合规问题而带来的风险。

合思档案具有广泛连接的生态，能够对接各类异构系统，如生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统，降低开发成本，实现档案应收尽收。这意味着企业无需担心不同系统之间的数据兼容性问题，能够轻松整合各种档案数据。

合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有强大的技术和服务支持。这为企业使用合思档案提供了坚实的保障，让企业无后顾之忧。

多行业成功案例见证价值

合思档案的电子会计档案管理软件在多个不同行业都取得了显著的应用效果和价值。

好想你健康食品股份有限公司通过合思档案，打破壁垒，数据同源，实现一键联查，工作效率有效提升。自动组装功能让审计更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。方案收益显著，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本50%，提高了效率。资产化深度分析档案数据，满足了内审需求。方案收益包括纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。

云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。合思档案实现记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，具有多维检索能力，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，成功落地了精细化运营的财务中台，业财融合达成80%，100%的合规降本。

金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。实现业务证据链完整，搭建会计资料之间关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。方案收益为档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%。

合思专业服务体系护航

合思拥有完善的服务体系，为企业使用电子会计档案管理软件提供全方位的支持。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，为产品的研发和创新提供强大的技术支持，确保产品能够紧跟市场需求和技术发展趋势。这些研发中心汇聚了众多优秀的技术人才，他们不断探索和创新，为合思档案的功能提升和优化提供了坚实的技术保障。

在全国22个城市设有直营服务网络，能够直接与当地客户进行沟通和服务，及时响应客户需求，提供本地化的解决方案和服务。直营服务网络的存在，让企业能够更加便捷地获取合思的服务，遇到问题能够及时得到解决。

通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，借助合作伙伴的资源和优势，进一步扩大服务范围，为更多客户提供优质的产品和服务。合作伙伴的加入，使得合思能够更好地满足不同地区、不同行业企业的需求，为企业提供更加个性化的解决方案。

合思秉承以客户为中心的服务理念，致力于为客户提供全方位、一站式的财务数智化服务，从产品的实施到售后维护，都有专业的团队进行支持和保障。无论是在软件安装调试阶段，还是在日常使用过程中，企业都能感受到合思专业、贴心的服务。

合思档案未来可期

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，充分证明了合思档案的市场认可度和实际应用价值。随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思档案将继续发挥其优势，不断创新和完善产品功能，为更多企业提供优质的电子会计档案管理解决方案，助力企业实现财务数智化转型。

如果您也想体验电子会计档案管理软件带来的便捷和高效，不妨点击免费试用，让合思档案成为您企业财务数智化转型的得力助手。