在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营与管理模式正经历着深刻变革。尤其是在档案管理领域，传统的纸质档案管理方式已难以适应时代的发展需求。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设成为企业亟待“恶补”的重要课题。因数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业在档案管理方面面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金用于打印、存储等，还占据了大量的物理空间。而且，档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则要处理海量的档案数据，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，效率低下。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间和精力。
此外，纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则包括电子会计凭证文件无有效管理手段，以及不可抗力导致纸质档案损坏等。企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储仍依赖线下载体。
面对这些行业痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全面、专业的电子会计档案管理解决方案，满足企业不同场景下的合规文件管理需求。
多元角色定制方案 契合多样管理需求
合思档案深知企业不同角色在档案管理中的不同需求，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色量身定制了相应的解决方案。
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规文件管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过数字化手段，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员在使用合思档案后，工作效率得到显著提高。告别了重复低价值的工作，档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析。轻松完成档案管理工作，提高了档案利用效率，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和便利性。
核心功能优势凸显 引领档案管理创新
合思档案具备一系列强大的核心功能和显著优势，彰显了其在合规文件管理方面的专业性和创新性。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。
智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能可减少90%人工匹配工作量，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让档案管理更加智能、高效。
专用格式版式文件是合思档案的又一创新之处。它可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强。
在数据安全和合规性方面，合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，为企业的合规文件管理提供了坚实的保障。
实际案例彰显价值 助力企业高效运营
通过实际应用场景和案例，我们可以更直观地看到合思档案在不同企业中的应用效果和价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，管理自动化，企业成本降低等，为企业的合规文件管理带来了质的飞跃。
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效提升了企业的合规文件管理水平。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配等，保管环节财务临时保管等，存储环节独立档案室管理，管理方式以纸质档案管理为主等问题，还有档案管理痛点，如会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；业务检测方案精细化至元数据层级；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业的合规文件管理提供了有力支持。
中国最大的K12民办教育集团之一存在采集环节业务系统多、数据隔离，存储环节实物存档占用空间，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业的合规文件管理树立了典范。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案为企业提供了全面、专业的电子会计档案管理解决方案，已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，得到了客户的高度认可。例如，“此前，老板给我们的要求是——哪一天财务办公室真正没有打印机，我们才真正的实现了无纸化。在完成所有作业、数字化拼图之后，海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。”
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业可借助合思档案实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。不妨立即行动，选择合思档案，开启高效、合规的档案管理之旅，现在就可以免费试用，亲身体验合思档案的强大功能和卓越价值。
