合思档案：开启企业财务档案管理数字化新篇章

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。政策明确指出，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新挑战。在收票环节，电子发票和电子凭证的法律效力得到多项政策肯定，为电子会计档案管理提供了坚实的政策支撑；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

然而，在纸电混合的时代，企业在传统档案管理中却面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员则需耗费大量时间手动整理档案数据，工作枯燥又繁复；业务人员在报销时，也因流程繁琐而耗费大量时间。传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、对档案室和档案柜等存储空间需求大，还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用。此外，传统档案管理还面临高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。即便企业在推行数字化过程中，通过多种系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，难以确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化更是难上加难。

那么，有没有一款财务优化工具能帮助企业解决这些难题呢？答案是肯定的，它就是合思档案。

一、合思档案：全方位档案管理服务专家

合思档案作为一款卓越的财务优化工具，能满足企业不同场景下的档案管理需求，为企业提供全方位的电子会计档案管理服务。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题。它可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。其单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。档案扩展解决方案则通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

二、合思档案功能概览：全面且专业

作为一款强大的财务优化工具，合思档案的功能十分全面且专业。
– 多源采集：灵活高效的数据获取
合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。同时，它还支持手动采集，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。
– 智能制档：高效精准的档案创建
通过规则引擎，合思档案实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
– 档案管理：灵活精细的权限控制
合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
– 档案应用：便捷高效的档案使用
合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，提供一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。

三、合思档案核心亮点：技术创新优势尽显

作为一款极具创新性的财务优化工具，合思档案拥有众多核心亮点。
– 大数据处理能力：高效挖掘数据价值
合思档案能支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，采用动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等方式进行数据提取，实现元数据级检索、海量数据秒级查询，具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，提供档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等下载方式。
– 证据链完整性检测：保障财务合规
通过可视化的规则引擎，合思档案提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，如检测涉及资金类的业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符、涉及报销的业务是否包含了发票、凭证与发票关联金额是否相符、涉及采购业务的发票是否关联了合同等。
– 共享调阅：满足多元查阅需求
合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的便捷查询和使用方式。
– 数电票解决方案：全流程闭环管理
为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

四、合思档案价值体现：为不同角色赋能

合思档案作为一款优秀的财务优化工具，能为不同角色带来显著价值。
– 为CEO/高管：助力决策数智化
对于CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
– 为归档员/财务：提高工作效率
对于归档员/财务人员来说，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
– 为外部审计：实现审计便捷化
对于外部审计人员，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。
– 为企业整体：实现降本增效
从企业整体来看，合思档案能实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印。它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

五、合思档案典型使用场景：解决实际难题

不同类型的企业在档案管理中会遇到不同的问题，合思档案作为一款实用的财务优化工具，能为它们提供针对性的解决方案。
– 年单据量巨大企业：实现业财一体
对于年单据量2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。
– 集团型企业：实现标准化管理
对于共享中心统建的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储，系统取代人工方式进行业务完整性检测，以混序归档+银行回单分类归档推进档案无纸化，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，提升整理匹配效率，减少存储空间成本和纸张打印成本。
– 多系统数据互联企业：实现数据共享
对于多系统数据互联的企业，面临低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，实现一站式查阅和全生命周期管理，统一储存，业务证据链完整，数据共享，降低成本。
– 教育集团企业：简化会计管理流程
对于中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准。智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

六、合思档案成功案例：用事实说话

众多企业使用合思档案这款财务优化工具后，都取得了显著的成效。
海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，向实现财务办公室无纸化目标迈进。
徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

七、合思档案市场定位与差异化优势：实力铸就领先

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人，为企业提供全方位财务数字化服务，助力企业实现业财融合。作为旗下的财务优化工具，合思档案具有众多差异化优势。
它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且能及时应对变化。此外，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，体现了其技术实力和合规性。

在当前经济环境下，企业数字化建设的需求日益迫切。合思档案作为一款卓越的财务优化工具，能为企业实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现资源重组，管理能效提升，是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是在帮助企业降本增效的目标下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然趋势，合思档案将在其中发挥重要作用，助力企业实现全面数字化。

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