在国家大力推动电子凭证数字化转型的时代浪潮下，财务领域正经历着一场深刻的变革。2021年12月1日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，数电票已在全国36省区市（含计划单列市）全面落地。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着会计管理模式的全面革新，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用也暴露出诸多问题，诸如凭证类型繁杂、格式多样、协同困难以及容易丢失等。在这样的背景下，北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其专业的能力和敏锐的洞察力，积极参与相关研究，并在其中发挥着举足轻重的作用。
合思创立于2014年，作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。它拥有广泛的服务网络和众多合作伙伴，通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。在电子凭证数字化转型的大趋势下，合思的重要性和相关性愈发凸显，尤其是其独特的证据归档方法，为企业解决了电子凭证管理中的诸多难题。
财务收支管理平台：多功能铸就卓越证据归档方法
合思的核心产品——财务收支管理平台，犹如一个功能强大的财务管家，为企业的财务管理带来了全新的体验，也为证据归档方法提供了有力支持。
该平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的广泛应用，它能够推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。这意味着企业在证据归档时，能够更加高效地整合线上线下的消费数据，确保凭证的完整性和准确性。
平台的主要功能丰富多样，涵盖了差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、商旅分析、自动记账等多个环节。这些功能相互协作，简化了报销流程，大大提高了财务管理效率。员工可以在平台上轻松完成各项业务操作，财务人员也能更便捷地进行凭证管理和归档，使得证据归档方法更加科学合理。
此外，平台还具有总额受控功能，企业可以设定预算上限，有效防止超支情况的发生。同时，它具备AI辅助决策功能，利用大数据分析和机器学习技术为企业管理者提供数据驱动的洞察和建议。这不仅有助于企业更好地控制成本，还能为证据归档提供更有价值的参考依据。
值得一提的是，平台拥有移动端应用，用户可以通过手机APP随时随地进行业务操作和管理。而且它支持多语言，满足了不同地区用户的语言需求，增强了国际化的适应性。这种便捷性和灵活性，进一步提升了证据归档方法的可操作性和实用性。
优势对比：合思证据归档方法脱颖而出
与传统财务管理模式相比，合思的证据归档方法具有显著的优势。
传统财务管理存在着逆数字化、伪数字化和非数字化等问题。例如，一些企业将电子凭证打印成纸质文件入账，或者将电子凭证转换成图片文件入账，甚至电子凭证需要手工查验合法真实。这些做法不仅效率低下，还容易出现错误和遗漏，给证据归档带来了很大的困难。而合思的财务收支管理平台借助电子凭证会计数据标准，真正实现了电子凭证全流程标准化、无纸化管理的数字化变革。在证据归档方面，它能够确保凭证的真实性、完整性和安全性，大大提高了归档效率。
合思的无需报销解决方案更是让传统报销流程相形见绌。在传统报销流程中，财务人员需要耗费大量时间在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上。而合思的解决方案让员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期大幅缩短。例如，某企业应用合思后，报销周期从长达2个月缩短至3周，报销效率提高了300%。这不仅减轻了员工的负担，也让财务人员能够将更多的精力放在证据归档和财务管理的核心工作上。
在多系统管理方面，传统模式下多系统独立运行，数据无法互通，会计凭证查阅难度大，会计档案管理成本高。而合思能够打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，使得证据归档更加便捷高效。其电子会计档案系统可实现档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。相比之下，传统实物存档占用较多物理空间，需要专人管理，成本高，且档案查阅困难，资产利用率低。合思的证据归档方法，为企业节省了大量的人力、物力和财力。
应用案例：合思证据归档方法成效显著
众多企业的实践证明，合思的证据归档方法具有强大的实际效果。
某国民经典零食品牌企业，应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，取得了显著的成效。在成本节约方面，年度节约200万 + 差旅费用；在效率提升方面，财务入账效率提升60%。该企业实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，其证据归档方法更加科学严谨，为企业的财务管理提供了有力保障。
某企业签约合思后，“无需报销”模式提高了业财协同效率。员工因公消费无需垫资、无需报销，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%。这不仅实现了企业降本增效，还助力管理层科学决策、高效管控成本。在证据归档方面，更加及时准确，为企业的合规经营提供了坚实的基础。
某知名头部数字阅读品牌企业，引入合思产品后，在增效、降本、合规和先进等方面都取得了显著成果。在增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率，形成财务数字档案室，提升借阅和查找效率；在降本方面，减少差旅超标和预算超额情况，降低人力、纸张和空间成本；在合规方面，保障企业费用合规，有效管理员工借款与核销，规避档案管理风险；在先进方面，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。其证据归档方法更加符合数字化时代的需求，为企业的可持续发展提供了有力支持。
某世界500强旗下教育服务品牌企业，采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务数据自动化率达91%以上，预计到2024年将超97%。这充分体现了合思证据归档方法的先进性和可靠性，为企业的财务管理带来了质的飞跃。
展望未来：合思证据归档方法前景无限
合思通过其敏捷的财务收支管理平台和无需报销的解决方案，帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。其独特的证据归档方法，在众多企业的财务数字化转型实践中发挥了重要作用，让企业的财务管理更加有限更有效。
电子凭证数字化转型是必然趋势，合思积极响应国家政策，助力企业适应这一趋势，满足未来合规要求。在未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。它与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。
同时，合思秉承绿色环保的理念，致力于降低运营过程中的碳足迹排放量，将环境保护和社会责任融入公司的发展规划之中。其证据归档方法也将更加注重环保和可持续发展，为企业和社会创造更大的价值。
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