云计算财务服务助力企业档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在各行业扩张。相关政策规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，这对企业财务档案管理提出了更高要求，企业的信息化建设亟待加强。

在纸电混合时代，企业的传统档案管理面临诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅有打印、存储等显性成本，还存在占用大量物理空间的问题，而且档案数据难以进行分析利用。财务人员则需处理大量档案数据，整理工作耗费大量时间，手动匹配、核对确认等工作枯燥又繁复。业务人员在报销流程中也面临繁琐的手续，耗费大量时间。此外，传统档案管理还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。但企业在归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题，因此，专业的电子会计档案管理平台成为企业的迫切需求。合思档案解决方案应运而生，为企业提供了云计算财务服务，助力企业解决档案管理难题。

为不同角色定制的解决方案

• 高管决策的智慧助手
  对于CEO/高管来说，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理。通过云计算财务服务，企业可以提升财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在降本增效的同时，实现绿色低碳运营，让企业在激烈的市场竞争中更具优势。

• 财务人员的效率利器
  归档员/财务使用合思档案，能够告别重复低价值工作。借助云计算财务服务，实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析。这样一来，财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

• 外部审计的得力伙伴
  外部审计通过合思档案可实现档案外审在线化、可溯源。云计算财务服务提供一键查询借阅功能，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

全生命周期的功能模块

• 智能采集数据宝库
  电子会计档案全生命周期管理的第一步是智能采集。合思档案通过外部生态的规则引擎、业务映射等和内部的EAI插件、API接口等进行数据采集。云计算财务服务支持接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，提供多种便捷手动数据补录方式。

• 预归档服务精准把关
  预归档服务提供自动归档、业务检测等功能。通过云计算财务服务，合思档案能够对采集到的数据进行准确检测和分类，确保数据的准确性和完整性，为后续的档案管理工作打下坚实基础。

• 基础管理精细把控
  基础管理包含档号管理、账套管理等。合思档案借助云计算财务服务，对这些基础信息进行精细管理，确保档案管理的规范性和准确性。

• 档案服务便捷高效
  档案服务如身份调查、全文检索等。云计算财务服务让用户可以快速准确地找到所需档案，提高了档案的利用效率。

• 统计分析数据洞察
  统计分析涉及进销项统计、资金统计等。通过对档案数据的深入分析，合思档案为企业提供有价值的数据洞察，帮助企业做出更明智的决策。

• 应用层功能拓展
  应用层有辅助审计、证据方案库等。云计算财务服务为企业提供了更多的应用场景，满足企业不同的管理需求。

突出的核心亮点

• 合规性保障放心之选
  合思档案符合国家政策要求，具有合规性。其“四性检测+业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。云计算财务服务确保企业在档案管理过程中始终符合法规要求。

• 高效性提升工作体验
  合思档案具有高效性，便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过云计算财务服务，打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。

• 扩展性满足多样需求
  合思档案扩展性强，档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。云计算财务服务提供生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

• 大数据处理应对海量数据
  合思档案的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节。云计算财务服务支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别等数据提取能力，以及元数据级检索、海量数据秒级查询等数据查询能力。

为企业带来的显著价值

• 降本增效立竿见影
  合思档案能够显著降本增效，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%，检索效率提升90%。通过云计算财务服务，企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效地“收紧钱袋子”，提高企业的经济效益。

• 数据利用激活价值
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。云计算财务服务补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，成为闭环全量业财系统的“连接器”，为企业的发展提供有力支持。

• 资源重组优化流程
  合思档案实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。借助云计算财务服务，助力企业实现业财融合，实现企业效益最大化。

• 合规运营保驾护航
  合思档案确保企业合规运营，是符合国家政策要求的档案系统。通过云计算财务服务，实现电子会计档案合规性管理，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，帮助企业适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。

丰富的典型使用场景

• 报销业务合规保障
  在报销业务场景中，合思档案通过证据链完整性解决方案，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。云计算财务服务自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，如检测涉及资金类的业务是否包含回单，凭证与回单关联金额是否相符等。

• 档案调阅精准高效
  档案调阅场景下，合思档案的共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。云计算财务服务支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

• 实物档案创新管理
  实物档案管理场景中，合思档案的实物备查解决方案实现智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。云计算财务服务通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

• 数电票管理全流程闭环
  数电票管理场景，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。云计算财务服务支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

成功案例见证实力

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程。云计算财务服务取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。云计算财务服务使整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

一家存在低效档案管理现状和档案管理痛点的企业，合思档案的数据集成方案广泛连接系统，应收尽收；业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。云计算财务服务管理成效显著，统一储存数据，业务证据链完整，实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理和利用档案方面存在诸多问题。合思档案的数据集成方案统一数据标准，智能化制档方案实现自动组装，电子原文件独立管理确保合规存档。云计算财务服务管理成效明显，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

领先的市场定位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的差异化优势。云计算财务服务实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，解决了企业内外交困的档案管理问题。其多维度、多视角、多渠道的档案调阅功能，满足企业不同人员的查询需求，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，这是其他同类产品所不具备的。同时，合思档案拥有强大的大数据处理能力，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能有效应对数电票时代企业电子数据爆发式增长的挑战，而许多竞争对手在这方面能力较弱。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。通过云计算财务服务，帮助企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让有限更有效。随着数电票的全面推广和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，以更强大的功能和更优质的服务，为企业提供更完善的电子会计档案管理解决方案，成为企业数字化建设的重要支撑。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还提供微信公众号和微信小程序服务，方便企业随时联系和了解产品信息。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味等都已选择合思档案，取得了良好的管理成效。企业不妨抓住机遇，选择合思档案，免费试用云计算财务服务，提升自身档案管理水平，在数字化浪潮中抢占先机。