在企业数字化浪潮席卷的当下，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。今天，我们将聚焦一家世界500强旗下的教育服务品牌，探寻其在财务数字化转型，尤其是报销文档管理方面的探索与实践。
自2017年建立财务共享中心以来，这家教育服务品牌便踏上了持续推进财务数字化转型的征程。2018 – 2022年间，其智能报销系统从1.0成功升级至4.0，效率得到了极大提升。2021年12月，其子公司成立并迅速扩展至300多家共享单位，实现了从内部服务向外的拓展。然而，在这看似辉煌的转型过程中，该企业在报销文档管理方面却遭遇了诸多难题，亟待合适的解决方案。
业务迷雾：报销文档管理困境凸显
该企业在业务和财务系统方面呈现出多且独立的特点。众多系统之间数据互不连通，使得结构化数据的提取成为一项艰巨的任务。在报销文档管理中，电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
实物存档同样是一个棘手的问题。大量的实物档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求较高，进一步增加了工作的难度和时间成本。此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
合思妙方：全生命周期电子化档案管理方案
面对该企业在报销文档管理方面的困境，合思挺身而出，为其提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。这一方案具有诸多独特的优势。
档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等多个方面。自动封装接口达40种 +，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，满足了不同场景下的档案数据收集需求。
该方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测等。其涵盖的会计类档案管理范围广泛，内部有凭证、订单等，外部有纸质发票及影像、银行电子回单等。
拥有强大的规则引擎自定义搭建能力，能够实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，极大地提升了报销文档管理的效率。
落地征程：解决方案实施步骤揭秘
合思的解决方案实施过程严谨且有序。首先，凭借其强大的集成能力，将该企业众多独立的业务、财务系统进行连接，实现了数据的初步整合。这一步为后续的档案数据收集奠定了坚实的基础。
接着，利用自动封装接口，广泛收集各类档案数据，不仅包括电子档案，还将实物档案进行数字化副本收集。通过多种接口传输方式，确保了档案数据的全面性和准确性。
然后，对收集到的数据进行处理。智能组单功能能够将相关的档案数据进行合理组合，四性检测则确保了档案的准确性和合规性。这一步骤有效提高了报销文档管理的质量。
最后，将处理好的档案进行自动化归档，并建立权限监控机制。权限监控机制保障了档案的安全和可查阅性，确保只有授权人员能够访问相关档案，进一步提升了报销文档管理的安全性。
成效斐然：转型成果与效益显著
实施合思的解决方案后，该企业在报销文档管理方面取得了显著的成果和效益。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询功能使得档案查阅更加简便高效，以电子借阅为主的方式提升了档案的利用价值。员工能够快速准确地找到所需的报销文档，节省了大量的时间和精力。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这充分体现了合思解决方案在提升报销文档管理效率方面的强大作用。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，这表明了企业对合思解决方案的高度认可和对未来发展的信心。
客户心声：高度认可与积极反馈
该企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度认可。他认为，通过合思的电子会计档案系统和规则引擎，企业有效地管理了大量数据，财务管理效率得到了显著提升，成本降低效果明显。
企业深刻感受到以财务共享中心引领企业数字化运营带来的巨大优势。合思的解决方案帮助企业解决了长期以来在财务数字化转型过程中面临的难题，如数据不互通、档案管理效率低等问题。
与合思合作后，企业在财务数字化方面取得了显著进展，为企业的进一步发展提供了有力支持。企业对未来实现更高的财务数据自动化率充满信心，相信在合思的助力下，能够在报销文档管理和财务数字化转型方面取得更大的突破。
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