在数字化浪潮席卷而来的当下，我国电子凭证改革正以势不可挡的态势驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；仅仅一个月后，12月1日民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重大举措如同璀璨的航标，昭示着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的“最后一公里”难题即将全面攻克，电子凭证数字化转型的步伐愈发急促，全流程无纸化时代已然悄然降临。
在这场波澜壮阔的数字化变革中，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，宛如一颗耀眼的星辰，闪耀着智慧与创新的光芒。合思精心打造的电子会计档案管理平台——合思档案，犹如一把精准的钥匙，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个关键环节。基于合思档案在行业内的深度应用以及丰富的案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，精心编撰并发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集就像一座知识的宝库，蕴含着宝贵的经验和深刻的智慧，具有极高的参考价值和借鉴意义，吸引着众多企业管理者和财务人员的目光。
红枣巨头的费用报销档案困境
好想你健康食品股份有限公司，犹如一颗在商业天空中璀璨的明星，自1992年成立以来，一直致力于健康食品的研发、生产与销售。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业，在市场上占据着举足轻重的地位。然而，随着企业的不断发展壮大，在费用报销档案管理方面，好想你却遭遇了诸多棘手的难题。
在传统的财务归档模式下，财务人员需要耗费大量的时间和精力，仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要反复核对，每一个数据都需要认真比对，就像在茫茫大海中寻找一颗细小的珍珠，工作效率极其低下。而且，由于档案管理的复杂性和人工操作的局限性，档案遗失的情况时有发生，这不仅给财务工作带来了极大的困扰，还可能导致企业面临潜在的风险。
纸质档案的查找更是让工作人员头疼不已。受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间和精力。工作人员需要在堆积如山的档案中翻找，有时候甚至需要花费几天的时间才能找到所需的档案。这种低效率的查找方式，严重影响了企业的工作效率，无法满足企业快速发展的需求。同时，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这在一定程度上制约了企业的协同工作和信息共享。
大量纸质档案的管理，对企业的空间和人力提出了巨大的挑战。企业需要专门的档案室来存放这些档案，占用了大量的办公空间。同时，还需要配备专业的档案管理人员，负责档案的整理、保管和借阅等工作，这无疑增加了企业的运营成本。
合思档案：破解费用报销档案难题的密钥
面对好想你在费用报销档案管理方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为好想你量身定制了一套全面、高效的解决方案。
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在合思档案管理平台上，财务人员可以通过一键联查的功能，快速便捷地获取与费用报销档案相关的所有信息。无论是单据、发票还是回单和凭证，都可以在一个平台上轻松查询，大大提高了工作效率。就像一个智能的信息管家，将所有相关信息整合在一起，让财务人员的工作变得更加轻松和高效。
自动组装功能是合思档案的一大亮点。在内外审计过程中，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的高效开展。审计人员可以直接在平台上获取所需的档案数据，进行快速准确的审计，大大缩短了审计时间，提高了审计效率。同时，这种以电子数据为主的审计方式，也减少了对纸质档案的依赖，降低了档案管理的成本。
在实物管理方面，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。这种先进的管理方式，不仅提高了档案查阅的效率，还减少了档案遗失和损坏的风险。
费用报销档案管理的全新变革
在合思档案的助力下，好想你在费用报销档案管理方面取得了显著的成果。
通过合思档案的自动化归档功能，好想你减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间进行档案的整理和归档工作，而是可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。这不仅提高了财务工作的效率，还提升了财务人员的工作满意度。
在总部接收方面，好想你减少了80%的管理耗时。合思档案实现了档案数据的实时传输和共享，总部可以快速准确地获取各部门的费用报销档案信息，大大提高了管理效率。同时，也减少了因信息传递不及时而导致的管理失误。
借阅管理方面，好想你减少了67%的管理耗时。合思档案的电子借阅功能，让借阅者可以通过平台直接申请借阅档案，管理人员可以快速审批并提供电子档案，实现了借阅管理的高效化和便捷化。
从成本角度来看，好想你预计每年将减少综合成本20万元。这主要得益于合思档案减少了纸质档案的使用和管理成本，以及提高了工作效率所带来的间接成本降低。
合思档案：引领费用报销档案管理新未来
合思档案具有众多显著的优势和价值。它以自动化归档告别了重复性的工作，让财务人员从繁琐的档案管理中解脱出来。档案利用便捷高效，无论是内部查询还是外部审计，都可以快速准确地获取所需的档案信息。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供有力的支持。
《电子会计档案实践案例集》的发布，犹如一颗投入平静湖面的石子，必将进一步推动我国电子凭证数字化转型的进程。它将为更多的企业提供宝贵的经验和借鉴，帮助企业打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，已经有7000+付费企业、300万+未来财务人选择了合思。他们通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的价值。未来财务用合思，让有限更有效。
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