在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在这一背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与案例经验，精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义。
市场形势：电子凭证数字化转型大势所趋
我国电子凭证改革正不断加速，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。如今，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证数字化转型将进一步加快步伐。
电子凭证全流程无纸化在财务数智化中占据着举足轻重的地位。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告重要的数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现财务数字化。这一时代的到来，对企业的财务管理提出了新的要求，也为财务数智化产品和服务带来了巨大的市场机遇。文档归档智能化是实现电子凭证全流程无纸化的关键环节，也是企业适应时代发展的必然选择。
痛点分析：传统纸质档案管理困境重重
传统纸质档案管理在企业中面临着诸多问题和挑战。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本居高不下。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着成本高、效率低、合规难等问题。档案耗材、打印、存储成本高达53323元/年，门店报销周期长达2月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。
云南菜品牌连锁经营也深受纸质档案管理之苦。多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，打印成本高。档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险。同时，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案管理方面也存在诸多不便。在整理环节，会计档案散落各系统，档案数据难利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理。存储环节，独立档案室管理，存放纸质档案。管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。文档归档智能化能够有效解决这些传统纸质档案管理的痛点。
解决方案整体策略概述：合思档案一站式服务
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案实现了电子凭证会计处理全流程各环节的打通。从电子凭证的采集、验签、解析、校验，到自动填报、自动入账，再到封装入账结构化信息、自动归档等，提供一站式解决方案。它支持多种接入方式，如外部生态的OCR识别、RPA技术，内部系统的EAI插件、API接口等，实现智能采集各类档案数据。同时，合思档案具有预归档服务，集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案数据的有序性和可追溯性。文档归档智能化在合思档案的解决方案中得到了充分体现。
核心模块：合思档案功能卓越
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。
在智能采集方面，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等），实现大文件自动切割、数电票自动化解析。预归档服务集成服务、规则引擎、元数据服务等，对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。
基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等功能，精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。文档归档智能化在合思档案的核心模块中得到了具体落实。
竞争优势：合思档案脱颖而出
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有强大的技术研发和资金实力。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的服务。
合思档案成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断适应市场需求和政策要求。与其他同类产品相比，合思档案能够实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。文档归档智能化是合思档案竞争优势的重要体现。
成功案例：合思档案成效显著
合思档案在不同行业都取得了显著的应用效果。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现全面无纸化管理，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升80%，财务提效90%，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%。这些成功案例充分证明了文档归档智能化的重要性和可行性。
服务体系：合思贴心保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，能够为客户提供本地化的服务支持。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，拓展服务范围，确保客户能够及时获得所需的服务。
合思为客户提供电子凭证中心上线等全面支持，帮助企业实现9类电子凭证在企业中的闭环管理。同时，还为客户提供财务收支经营分析等服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。文档归档智能化的实现离不开合思完善的服务体系。
综上所述，合思档案在电子凭证数字化转型中发挥着重要作用。它能够帮助企业解决传统纸质档案管理的痛点，实现电子凭证全流程无纸化，推动企业财务数智化转型，让有限更有效。随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思档案将不断优化和完善，为更多企业提供优质的财务数智化产品和服务。《电子会计档案实践案例集》也将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和发展，助力企业在财务数智化的道路上取得更大的成功。如果您想体验文档归档智能化带来的便捷与高效，不妨免费试用合思档案。
