在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业财务档案管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设成为亟待弥补的短板。数电票管理要求的特殊性，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多难题。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金用于储存空间，而且占地巨大，同时档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配核对。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，效率低下。此外，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等问题也让企业头疼不已。
尽管国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存的问题。面对这些挑战，合思档案应运而生，为企业提供了全面的解决方案。
多元角色专属方案 构筑财务档案管理新生态
合思档案为不同角色量身定制了专业的解决方案，同时提供了一套完整的整体方案。
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。在当前经济环境下，提升企业财务档案利用效率、挖掘财务档案数据价值至关重要。合思档案助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。通过自动识别发票等功能，将各类发票信息快速准确地录入系统，为企业数据资产的沉淀提供了有力支持。
归档员/财务人员使用合思档案，能够大幅提高工作效率，告别重复低价值的工作。它实现了档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率。自动识别发票功能可以减少人工录入发票信息的工作量，降低错误率，让财务工作更加高效。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。自动识别发票后，相关发票信息可以迅速在系统中进行检索和追溯，为审计工作提供了极大的便利。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。自动识别发票功能在这个过程中发挥着关键作用，确保各类发票能够准确无误地与相关业务信息进行匹配。
核心功能彰显实力 开启财务档案管理新篇章
合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能为企业财务档案管理带来了显著的优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。它通过接口互联，实现自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，它还支持手动采集和自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。自动识别发票功能在多源采集过程中，能够快速准确地识别各类发票的关键信息，为数据采集提供了有力支持。
智能制档功能让档案管理更加高效。规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。此外，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能。字段映射查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。自动识别发票后，发票信息能够迅速与其他业务数据进行关联和匹配，提高了智能制档的效率和准确性。
专用格式版式文件是合思档案的又一特色。它自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。自动识别发票获取的信息可以更好地融入专用格式版式文件中，提升了档案的整体管理水平。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为企业财务档案的安全性和完整性提供了保障。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。自动识别发票获取的准确信息是双模式检测的重要基础，确保了检测的准确性和有效性。
真实案例见证成效 树立财务档案管理新标杆
众多企业通过使用合思档案，在不同应用场景下取得了显著的成效。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动识别发票等功能，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。自动识别发票功能在其中发挥了重要作用，提高了档案整理和匹配的效率。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。自动识别发票为数据集成和业务检测提供了准确的基础信息。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、存储环节实物存档占用空间、整理环节财务账表归档装订复杂、利用环节实物凭证与业务分散等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。自动识别发票功能在数据采集和智能化制档过程中发挥了关键作用，提升了整个档案管理的效率。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务档案管理的合规化、自动化、数字化。合思档案拥有众多成功客户案例，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案，证明了其产品的可靠性和有效性。
合思档案在北京、上海、杭州等多地设有地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，企业可通过多种方式联系合思，获取解决方案。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能为企业提供优质的服务和持续的支持。
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