在当今企业数字化转型的浪潮中，会计档案管理作为财务管理的重要一环，面临着诸多挑战。以高新兴科技集团为例，这家上市公司作为智慧城市物联网产品与服务提供商，展现出强大的科技实力。每年研发投入占营业收入的10%以上，拥有核心知识产权超过2000项，员工数量达3000 + 人，国内服务网点170多个，信息化系统5个，年银行回单数10万 + ，发票数15万 + ，电子凭证量30万 + 。如此庞大的业务规模，让其在会计档案管理方面遇到了不少难题，而合思档案作为一款合规性财务工具，为其提供了有效的解决方案。
高新兴档案管理：现状与痛点剖析
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成本高企：传统管理的沉重负担
高新兴科技集团在档案管理上一直采用传统模式，报销、采购付款等业务流程需要进行大量的打印、整理、装订及归档工作。这不仅占用了库房空间，还消耗了大量的人员管理成本。而且，借阅流程及实物借出十分繁琐，每一次档案的查阅都需要耗费大量的时间和精力，大大降低了工作效率。合规性财务工具的出现，有望打破这种高成本的管理困境。 -
隐患潜藏：合规性缺失的风险
电子源文件未合规保存，是高新兴档案管理的一大隐患。这不符合会计电子档案管理法规的要求，而档案归档规范由人工控制，缺乏系统化的控制手段，存在着严重的合规性隐患。一旦面临审计或监管检查，企业可能会面临巨大的风险。合规性财务工具能够有效解决这些问题，保障企业档案管理的合规性。 -
效率低下：信息利用的艰难困境
目前，公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，需要耗费大量的人力。而且，由于各个信息化系统之间相互独立，不能实现跨系统调阅，进一步降低了档案利用效率。在信息时代，这种低效的档案管理方式严重制约了企业的发展。合规性财务工具可以打破系统壁垒，提高信息利用效率。
合思档案：量身定制的解决方案
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低开发成本：无缝对接异构系统
合思档案作为一款合规性财务工具，具有低开发成本的优势。它能够对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据。无论是NCC、U9、OA还是CBS等系统，合思档案都能轻松连接，实现数据的无缝传输和整合。这不仅降低了企业的开发成本，还提高了数据采集的效率和准确性。 -
自动制档：释放财务人员精力
合思档案实现了凭证数据的自动匹配组装，通过业务检测保障证据链完整。档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这一功能大大释放了财务人员的精力，让他们从繁琐的档案整理工作中解脱出来，专注于更有价值的财务分析和决策工作。合规性财务工具的自动制档功能，为企业财务管理带来了极大的便利。 -
全场景数字化利用：打破信息壁垒
合思档案打破了传统档案管理需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。用户只需一键操作，就能查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这实现了档案全场景数字化利用，大大提高了档案的查询效率和利用价值。合规性财务工具的这一优势，让企业能够更加高效地利用档案信息，为企业决策提供有力支持。
方案实施：步步为营的精准落地
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全面调研：摸清系统与流程
合思团队在为高新兴提供服务时，首先对其各个信息化系统进行了全面调研。他们深入了解高新兴的数据来源和业务流程，为后续的解决方案实施奠定了坚实的基础。通过细致的调研，合思团队准确把握了高新兴的需求和痛点，为制定个性化的解决方案提供了依据。合规性财务工具的实施，离不开对企业实际情况的深入了解。 -
接口对接：实现数据自动采集
运用生成式接口与高新兴的NCC、U9、OA、CBS等系统进行对接，是合思档案解决方案实施的关键步骤。通过这一操作，实现了档案数据的自动采集，确保了数据的及时、准确和完整。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。合规性财务工具的接口对接功能，为企业数据管理提供了有力保障。 -
规则配置：精准关联匹配凭证
配置档案关联规则是合思档案解决方案的核心环节。合思团队对不同系统、不同类别会计凭证进行了自动关联匹配及组装，确保了档案数据的完整性和关联性。通过可视化配置，企业可以根据自身需求灵活调整关联规则，提高档案管理的灵活性和适应性。合规性财务工具的规则配置功能，让企业档案管理更加科学、高效。
成果显现：高新兴的显著效益
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归档效率：大幅提升节省时间
高新兴使用合思档案后，归档效率提升了90%。这大大缩短了档案整理和归档的时间，让企业能够更快地获取和利用档案信息。财务人员不再需要花费大量时间在繁琐的档案整理工作上，工作效率得到了极大提高。合规性财务工具的应用，为企业节省了宝贵的时间资源。 -
成本节约：有效降低管理开支
合思档案的应用为高新兴年节约成本30万 + 。通过减少打印、整理、装订等环节的成本，以及提高档案管理效率，降低了人员管理成本和时间成本。这有效降低了档案管理的各项成本，为企业带来了实实在在的经济效益。合规性财务工具的成本节约优势，让企业在财务管理上更加轻松。
高新兴反馈：高度认可与积极评价
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负责人评价：助力企业发展
高新兴相关负责人表示，合思档案的解决方案极大地提高了档案管理的效率和合规性。它节省了大量成本，为企业的发展提供了有力支持。在当今竞争激烈的市场环境中，合规性财务工具的应用让企业能够更加从容地应对各种挑战，实现可持续发展。 -
财务人员反馈：工作轻松高效
财务人员反馈，使用合思档案后，工作变得更加轻松。他们不再需要手动处理大量繁琐的档案事务，而是可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策工作中。合规性财务工具的应用，让财务人员的工作体验得到了极大改善。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有专业的研发团队和完善的服务网络。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案作为一款合规性财务工具，能够帮助企业解决会计档案管理难题，实现财务数智化转型。如果您也想体验合规性财务工具带来的便利和效益，现在就拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可免费试用。
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