在当今竞争激烈的商业环境中，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的佼佼者，在行政费用管理等财务数字化领域的探索与实践，为众多企业提供了宝贵的借鉴。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。公司拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，并在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，随着企业的发展，行政费用管理等整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的转型效果存在较大差距。
转型痛点：行政费用管理困境凸显
- 多系统操作繁杂体验差
在动力源的行政费用管理中，多系统操作的弊端日益明显。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，极大地影响了工作效率。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，行政费用管理的效率低下。 - 系统割裂数据分散滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时调整，行政费用管理缺乏有效的数据支持。 - 业务复杂报销模式多样
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了行政费用管理的难度。 - 组织架构复杂流程繁琐
公司组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，行政费用管理的流程亟待优化。
合思方案：破解行政费用管理难题
- 系统集成数据同步
合思为动力源提供了全面的解决方案。在系统集成方面，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。这使得行政费用管理的数据更加准确、及时，为后续的业务开展奠定了坚实的基础。 - 无需报销提升体验
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感得到了极大提升。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大简化了行政费用管理的流程。 - 强大连接打破壁垒
合思系统连接能力强。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为行政费用管理提供了有力的技术支持。
实施步骤：稳步推进行政费用管理变革
- 系统集成奠定基础
首先进行系统集成，完成HR系统和BPM系统与合思费控的数据同步。这一步骤为后续的业务开展奠定了基础，确保了行政费用管理的数据能够准确、及时地流通。 - 推行模式员工培训
接着推行无需报销模式，对员工进行培训，让员工熟悉因公消费免垫资、免开票的流程和操作方法。通过培训，员工能够更好地适应新的行政费用管理模式，提高工作效率。 - 打通连接数据应用
最后利用系统连接能力，打通各系统之间的数据流转，实现待审批信息自动同步和业务数据跨系统应用。这使得行政费用管理的各个环节能够紧密相连，提高了整体的管理效率。
转型成果：行政费用管理显著提升
- 操作体验全面革新
多系统集成，数据互通，使得动力源的行政费用管理操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%；会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。行政费用管理的效率得到了极大提高。 - 员工体验大幅改善
在员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间（拍照、扫码、录入），简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，员工对行政费用管理的满意度显著提升。 - 财务工作高效合规
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作，行政费用管理更加高效、合规。 - 管理决策实时精准
管理方面，实现了事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，行政费用管理为企业的决策提供了有力支持。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着类似动力源的行政费用管理等财务数字化难题，不妨选择合思。合思将为您的企业提供专业的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用合思的解决方案，开启行政费用管理的数字化转型之旅。
