在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。今天，我们将聚焦一家世界 500 强旗下的教育服务品牌，它自 2017 年建立财务共享中心起，便踏上了持续推进财务数字化转型的征程。2018 – 2022 年间，其智能报销系统从 1.0 逐步升级至 4.0，显著提升了工作效率。2021 年 12 月，子公司成立后迅速扩展至 300 多家共享单位，实现了从内部服务向外的拓展。然而，即便在财务数字化转型方面已有一定基础，该品牌仍面临着诸多亟待解决的问题，而这些问题的解决，离不开科学合理的报销政策规范。
业务迷局：困境中的摸索
在深入了解该客户的财务状况时，我们发现其面临着一系列复杂且棘手的问题，报销政策规范的缺失使得这些问题愈发凸显。
企业的业务和财务系统繁多且相互独立，犹如一个个信息孤岛，数据无法实现互通。这不仅导致结构化数据的提取困难重重，还让电子发票的打印、查重、验伪工作变得耗时费力，同时还造成了纸张的大量浪费。在日常运营中，实物存档占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，使得企业面临着合规风险。
此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，需要耗费大量的人力和时间。更重要的是，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。这些问题严重影响了企业的财务管理效率，迫切需要一套完善的报销政策规范来加以解决。
合思妙方：精准破局之策
面对该客户的困境，合思凭借其专业的能力和丰富的经验，为其提供了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案，该方案与科学的报销政策规范紧密结合。
合思的方案具有广泛的档案数据来源，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。其自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。在接口传输方式上，也十分多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。
该方案具备强大的自动归档功能，包含智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等环节。会计类档案管理范围广泛，不仅涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，还包括外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。通过这套方案，企业能够实现更加规范的报销政策规范，提高财务管理的效率和准确性。
实施之旅：步步为营推进
合思的解决方案在实施过程中，严格遵循科学的步骤，每一步都紧密围绕报销政策规范展开。
首先，合思通过广泛连接异构系统，实现了档案数据的全面采集。例如，连接自研 OA、金蝶 EAS 等系统，确保所有相关数据都能被准确收集。接着，对采集到的档案数据进行智能组单和四性检测，以确保档案的准确性和完整性。这一步骤就像是为企业的财务数据进行一次全面的体检，确保每一个数据都符合报销政策规范的要求。
然后，按照预设的规则和流程，将处理好的档案进行自动归档，包括电子档案和实物档案的管理。在这个过程中，建立了权限监控机制，保障档案信息的安全和合规使用。每一个环节都经过精心设计，确保整个实施过程有条不紊，为企业建立起一套完善的报销政策规范体系。
成效彰显：转型硕果累累
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了显著的成效，报销政策规范也得到了有效落实。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案的多维度穿透查询功能，使得以电子借阅为主的档案查阅方式简便高效，员工能够更加快速准确地获取所需档案信息，这也得益于报销政策规范的有效执行。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，这充分体现了报销政策规范带来的积极影响。
客户盛赞：合作信心满满
该客户的财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度认可，认为通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理了大量数据，使得财务管理效率得到显著提升，成本降低效果明显。合思的方案帮助企业加速了数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。
该企业通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，这也充分体现了对合思方案的肯定。企业对未来与合思的合作充满信心，期待进一步提升财务数据自动化率，不断完善报销政策规范，实现更加高效的财务管理。
行动召唤：开启转型新篇
合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能够有效简化报销流程，提高财务管理效率。同时，合思还提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。
合思拥有专业的客户成功团队，能为客户提供全方位的服务保障，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。目前，合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。选择合思，能助力企业实现财务数字化转型，提升竞争力，完善报销政策规范，开启财务管理的新篇章。现在就来免费试用合思，体验高效财务管理的魅力！
