在数字化浪潮风起云涌的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道，宣告着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革的大潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到时代的脉搏，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度耕耘与丰富的案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，好想你健康食品股份有限公司便是其中一颗璀璨的明珠。好想你成立于1992年，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军上市公司。今天，就让我们一同走进好想你，探寻档案数字化实施在其财务档案管理中的精彩实践。
痛点剖析：传统财务档案管理困境重重
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归档之难如攀险峰
在传统的财务档案管理模式下，好想你面临着诸多棘手的问题。首当其冲的便是归档难题。每到财务归档时，财务人员就像陷入了一场与时间的赛跑。他们需要花费大量的时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个繁琐的过程中，档案遗失的情况犹如隐藏在黑暗中的陷阱，难以避免。大量的纸质档案在流转过程中，稍有疏忽就可能导致重要文件的丢失，给企业的财务工作带来巨大的隐患。档案数字化实施迫在眉睫，只有通过数字化手段，才能有效解决归档过程中的混乱和低效问题。 -
查找之慢似陷泥沼
纸质档案的查找问题也让好想你头疼不已。纸质档案受限于时间和空间的双重束缚，查找起来如同大海捞针。当需要查阅某一份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的文件中苦苦搜寻，耗费大量的时间和精力。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，使得企业在应对紧急情况和审计检查时显得捉襟见肘。档案数字化实施能够打破时间和空间的限制，让档案查找变得轻松快捷，为企业的决策提供及时准确的支持。 -
成本之高如压重担
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求如同一个无底洞。企业需要租赁专门的仓库来存放这些档案，随着时间的推移，档案数量不断增加，仓库的租赁成本也水涨船高。同时，还需要安排专人负责档案的整理、保管和借阅，人力成本也不容小觑。档案数字化实施可以将纸质档案转化为电子数据，大大减少对物理空间的需求，降低人力成本，为企业节省大量的资金。 -
合规之缺如临深渊
随着国家对企业财务档案管理要求的不断提高，纸质档案管理办法的弊端日益凸显。纸质档案无法保证电子原文件的长期保存，数据容易受到损坏、丢失和篡改，无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求。在合规性方面，企业面临着巨大的风险。档案数字化实施可以通过先进的技术手段，确保电子档案的安全性和完整性，满足国家相关法规的要求，为企业的合规经营保驾护航。
解决方案：合思档案精准破局
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打破壁垒数据同源畅行无阻
面对好想你在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。首先，合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以联查相关的数据，大大提升了工作效率。档案数字化实施使得财务数据在系统中流畅流转，消除了信息孤岛，让财务工作变得更加高效和精准。 -
自动组装审计便捷一马平川
在审计方面，合思档案采用了创新的模式。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计的自动化和便捷化。合思档案可以自动组装审计所需的资料，减少了人工干预，提高了审计效率。同时，电子档案的可追溯性和完整性，使得审计过程更加透明和准确。档案数字化实施为企业的审计工作带来了极大的便利，让企业能够更加从容地应对各种审计检查。 -
实物高效管理精准定位
对于实物档案的管理，合思档案也有独特的解决方案。借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，就可以准确地定位实物档案的位置。这一创新的管理方式，大大提高了实物档案的管理效率，减少了查找实物档案的时间和成本。档案数字化实施让实物档案管理变得更加科学、规范和高效。
显著成果：数据见证数字化魅力
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人工耗时大幅缩减
好想你采用合思档案的解决方案后，取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。以往繁琐的归档和查找工作，现在通过数字化系统轻松完成，财务人员从繁重的手工劳动中解放出来，可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案数字化实施让企业的人力资源得到了充分的利用，提高了工作效率和员工的满意度。 -
总部管理高效升级
总部接收档案的管理耗时也减少了80%。通过数字化系统，档案的传输和审核变得更加快捷和准确，总部能够及时掌握各部门的财务情况，做出更加科学的决策。档案数字化实施加强了企业内部的信息沟通和协同工作，提高了企业的整体管理水平。 -
借阅管理省时省力
借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅流程变得更加简便，借阅者可以通过系统在线申请借阅，管理人员可以快速审批，大大缩短了借阅时间。同时，数字化系统可以对借阅情况进行实时监控，确保档案的安全和合规使用。档案数字化实施让档案借阅管理更加高效和便捷。 -
综合成本显著降低
预计每年还可以减少综合成本20万元。这不仅包括空间租赁成本和人力成本的降低，还包括因档案管理效率提高而带来的间接成本的减少。档案数字化实施为企业带来了实实在在的经济效益，让企业在市场竞争中更具优势。
未来展望：合思引领数字化转型潮流
合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，帮助企业实现了真正的数字化。电子凭证全流程无纸化不仅有利于优化管理流程，突破了传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，同时能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
未来，电子凭证数字化转型将进一步加快，合思将继续为企业提供优质的财务数智化服务和电子会计档案解决方案。档案数字化实施将成为企业提升竞争力的关键因素，越来越多的企业将加入到数字化转型的行列中来。
如果您也想让企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案，开启免费试用，让有限的资源发挥出更有效的价值，共同迎接电子凭证数字化转型的美好未来！
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