在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已经到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。然而，传统报销模式下的会计凭证却面临着诸多困境，存在“接收难、入账难、归档难”的问题。同时，大量纸质档案的管理对空间和人力提出了巨大要求，不仅成本高昂，而且无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
在这样的背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了一套完善的档案管理优化方案。
全生命周期管理：合思档案解决方案揭秘
合思档案拥有强大的电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖了采集、制、管、用四个关键环节，为企业打造了一站式的档案管理优化方案。
在智能采集环节，合思档案采用开放式接口互联，实现自主采集。借助外部生态的先进技术，如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统的 EAI 插件、API 接口等，能够高效准确地采集各类档案数据。同时，对于大文件能够自动切割，对数电票实现自动化解析，大大提高了采集效率。
预归档服务方面，集成服务、规则引擎、元数据服务等功能一应俱全。这些功能确保了档案数据在进入正式归档前得到有效的整理和规范，为后续的管理和使用奠定了坚实基础。
基础管理环节，合思档案做到了精准权限管控，档案目录可以灵活扩展。通过水印管理，保证了档案的安全性和完整性，档号也完全符合国标要求。同时，档案的存储、检索、借阅、销毁等操作都实现了规范化和智能化。
档案服务环节，合思档案提供了辅助审计、项目管理、统计分析等多种功能。这些功能为企业的财务管理和决策提供了有力支持，让档案数据真正发挥出价值。
档案采集过程中，开放式接口互联·自主采集的方式，使得企业可以根据自身需求灵活对接各种数据源。大文件自动切割·数电票自动化解析的特点，避免了人工处理的繁琐和错误，提高了数据采集的准确性和效率。
档案制档时，智能关联·自动组装功能，能够将相关的档案数据自动关联在一起，形成完整的档案文件。同时，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案的合规性和规范性。
档案管理方面，精准权限管控·档案目录灵活扩展，满足了企业不同部门和人员对档案访问的需求。水印管理·档号符合国标要求，保证了档案的安全性和标准化。
核心功能优势：合思档案降本增效利器
合思档案的核心功能与优势显著，为企业提供了极具价值的档案管理优化方案，能够帮助企业实现成本节约和效率提升。
自动化归档功能让企业告别了重复性的档案整理工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的财务管理提供了有力支持。
从成本节约的角度来看，合思档案能够为企业节省大量的成本。成本类型主要包括耗材成本、存储成本和人力成本。以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，年总节约成本可达 338,910 元。其中，耗材成本方面，节约纸张数量乘以单张打印成本（0.5 元/张，含纸张、打印机、打印耗材等）；存储成本包括档案柜成本（页数/档案盒容量=400 张/盒档案盒单价 0.45 元/盒）和档案室成本（档案柜占地面积面积单位租金(固定资产折旧)）；人力成本为档案整理耗时工作日乘以档案整理人员日薪乘以档案整理人员数量。
合思档案打破了数据孤岛，实现了业财一体化数据融合。在旧档前和归档前都能建立完整的财务证据链，实现全面无纸化。这不仅提高了企业的财务管理效率，还提升了数据的准确性和安全性。
其具有多维检索·一站式预览功能，支持在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。这些功能让企业能够更加便捷地查找和使用档案数据，提高了工作效率。
应用场景案例：合思档案实战效果展示
众多企业已经通过使用合思档案，获得了显著的效益提升，充分证明了合思档案作为档案管理优化方案的有效性。
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，取得了惊人的效果。该公司在财务归档时原本需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况也难以避免，纸质档案查找慢、成本高且不合规。合思档案打破了这些壁垒，实现了数据同源，自动组装便于审计，还能高效管理实物档案。使用后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，也收获颇丰。该企业原本存在档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长，电子会计凭证文件无法有效管理等问题。合思档案实现了无纸化管理、去人工化和资产化。纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。
云海肴使用合思档案后，解决了多地直营门店存在的纸质档案打印和存储成本高、资料查找困难等问题。合思落地财务数字化，实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，业财融合提升了 80%，财务提效 90%，节省打印、存储等总体成本 30 万/年。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。该公司会计档案原本散落各系统，档案数据难利用，管理利用以纸质档案为主，存在诸多不便。合思档案实现了统一存储、业务证据链完整、数据共享一站式查阅和银行回单无纸化。
在当前电子凭证数字化转型的浪潮中，企业面临着巨大的机遇和挑战。合思档案作为一款优秀的电子会计档案管理平台，为企业提供了一套完善的档案管理优化方案，助力众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。未来财务用合思，让有限更有效。
如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现降本增效，不妨选择合思档案。现在拨打联系电话 400 – 105 – 6505，访问网址 www.hosecloud.com，扫描二维码可了解合思档案和更多案例，还可以免费试用，体验合思档案带来的高效档案管理优化方案。
