在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战，其中费控及差旅管理的困境尤为突出。自 2022 年底疫情退潮后，2023 年 1 – 7 月企业差旅业务呈现“井喷式”增长。然而，商务消费价格和成本的上升，让企业在业务拓展和成本控制之间陷入纠结，承受着前所未有的降本增效压力。
近期对全国不同规模企业的调研显示，相比 2022 年，有 62.21%的企业差旅成本或日常费用明显上涨，71.08%的企业出差频次显著提高。在效率层面，差旅订票、发票、单据处理成为企业面临的最突出问题；而发票的获取、核对和处理，更是管控的最大痛点。订单超标趋势日益明显，企业在控制策略上亟需从“事后控制”转向“事前或事中”的前置管控。在费用管控场景中，企业痛点最大的是效率问题，其中「发票、单据太多，人工处理太耗时」反馈占比最高，达 32.49%；「缺少自动控制系统，人工校验效率低」反馈占比 22.02%，两者合计达 54.51%。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制，满足财务合规要求也变得愈发困难。
面对企业在费控及差旅管理中的重重困境，合思作为专业的解决方案提供商，能够为企业提供有效的应对之策，帮助企业在复杂的环境中实现财务合规要求，提升管理效率和效益。
上市公司的费控困局：痛点大揭秘
有一家上市公司，在费控及差旅管理方面遭遇了诸多棘手问题，这些问题严重影响了企业的运营效率和员工体验，也难以满足财务合规要求。
首先是员工报销流程的问题。员工报销流程漫长，体验感不佳。存在多系统操作的情况，员工需要在不同系统中切换，浪费了大量时间和精力。而且系统不支持移动端，员工只能在固定设备上进行操作，极不方便。同时，员工需要个人垫资，还要进行纸质借款申请，报销时效长达 2 个月，这让员工在经济上承受压力，也降低了员工对企业的满意度。
对于财务部门来说，低价值工作占据了大量时间。财务人员需要进行手工做账、手动验真查重，超标核对也十分麻烦。这些繁琐的工作不仅效率低下，还容易出现错误，难以满足财务合规要求，增加了企业的财务风险。
企业老板也面临着管理难题。老板无法实时掌握业务数据，只能依赖人工统计分析。这导致费用居高不下，管理决策缺乏数据基础，难以做出科学合理的决策，不利于企业的长远发展，也对财务合规要求的落实造成了阻碍。
在企业的连锁经营模式下，原 TMC 对接供应商有限。经常出现旺季订不到酒店、酒店价格超差标等情况，偏远地区服务酒店未覆盖，员工需要自行垫资。这些问题导致员工满意度低，影响了员工的工作积极性和企业的团队凝聚力，也不利于企业在财务合规要求下进行费用的合理管控。
合思定制方案：精准破局费控难题
合思针对该上市公司的具体问题，量身定制了一套针对性的解决方案，有效解决了企业在费控及差旅管理中的难题，助力企业满足财务合规要求。
合思提供了一系列核心功能，包括预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验、订单占预算、差标校验、对账结算中心、统一结算、统一开票、自动生成凭证、合思 BI·差旅分析等。这些功能为企业的费用管控提供了全方位的支持，确保费用支出符合财务合规要求。
对于员工而言，合思提供了便捷的使用体验。员工可通过移动端进行申请，在合思商城消费免垫资开票。合思商城供应商覆盖面广，即使在下沉市场也能买到车票、酒店等。对于长期出差的员工来说，不用担心借款、报销问题，极大地提高了员工的满意度和工作效率，也有利于企业在费用报销环节满足财务合规要求。
财务部门的工作也得到了极大的优化。财务月底只需进行 1 次对账，入账实现自动化操作。子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成全部由系统完成，节省了大量时间和精力。这不仅提高了财务工作的效率，还减少了人为错误，更好地满足了财务合规要求。
在不更换 TMC 供应商的前提下，合思商城实现了无缝接入，形成了 1 + 1>2 的资源互补智慧差旅模式。这为员工提供了更丰富的资源选择，着重解决了旺季酒店资源紧张、偏远地区出行的问题。同时，也有助于企业在差旅费用管理上符合财务合规要求。
合思方案显成效：企业焕发生机活力
合思的解决方案为该上市公司带来了显著的成果，全方位提升了企业的费控及差旅管理水平，有力地保障了财务合规要求的落实。
在效率提升方面，员工报销效率提升了 300%，财务人力成本降低了 50%。这意味着员工能够更快地完成报销流程，财务人员也能将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了企业整体的运营效率，也为财务合规要求的执行提供了更坚实的保障。
企业的内部满意度得到了大幅提升。财务部投诉率降低了 80%，员工满意度达到了 100%。员工报销满意度提升了 78%，差旅补贴手工报销减少了 92%，会计审核时间节省了 71%。这些数据表明，合思的解决方案得到了员工和财务部门的高度认可，有利于营造良好的企业内部氛围，促进企业的稳定发展，也为财务合规要求的顺利实施创造了有利条件。
在成本控制方面，效果也十分显著。酒店单晚房费单价平均降低了 37.8 元，月酒店 GMV 环比下降了 8.7%，超标订单数降低了 32%。这有效地降低了企业的差旅成本，提高了企业的经济效益，同时也确保了费用支出在合理合规的范围内，满足了财务合规要求。
降本增效是企业经营永恒的命题。在当前经济环境下，企业需要通过构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，才能提高组织内各职能的活力和免疫力，更好地满足财务合规要求。
随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，企业聚合消费和费用管控会更倾向于使用此类技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。越来越多的企业会选择更绿色的电子凭证、线上支付、电子档案等方式来践行 ESG 及政策相关要求，合思能帮助企业顺应低碳发展趋势，确保企业在财务管理的各个环节都符合财务合规要求。
如果您的企业也面临着费控及差旅管理的难题，渴望满足财务合规要求，不妨免费试用合思的服务。您可以拨打 400 – 999 – 8293 或访问 www.hosecloud.com 进一步了解，让合思助力您的企业开启高效、合规的财务管理新篇章。
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