档案管理软件助力企业财务档案数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度改变着企业的财务生态。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一趋势让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待加强。在这样的背景下，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，无疑是企业的得力助手。合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有广泛的客户基础和强大的技术实力。合思档案能为企业提供电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，满足企业在数字化转型中的财务档案管理需求。

市场形势：数电票浪潮下的档案管理新挑战

如今，数电票在收票和开票方面都呈现出迅猛的发展态势。在收票政策上，多个政策肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力。2016年1月1日实施的《会计档案管理办法》明确，满足相关条件的电子会计档案可仅以电子形式归档；2020年3月23日的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》也肯定了电子凭证的法律效力，符合条件的可仅以电子凭证报销入账归档。这一系列政策为电子会计档案管理提供了坚实的法律依据。

开票方面，全国36个省市区实现数电票试点全覆盖，数电票的应用范围不断扩大。然而，数电票管理要求具有特殊性，如数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息等。这使得企业需要专业的“档案管理软件”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。

痛点分析：纸电混合时代的档案管理困境

在纸电混合时代，企业不同角色在档案管理方面面临着诸多问题。企业高管面临着纸质档案管理成本巨大的难题。高显性成本表现为纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本包括手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险体现为电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

财务人员则被海量的档案数据所困扰。档案数据量大，整理耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。

业务人员也有自己的烦恼。出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间。

此外，企业在推行数字化的过程中，虽通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节并未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体，无法保证档案原生性，影响企业财务档案管理合规和全面数字化。

解决方案整体策略概述：合思档案的多角色赋能方案

合思档案为不同角色提供了全面的解决方案。
为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，实现降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动绿色低碳运营。
为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让档案管理变得轻松简单，提高档案利用效率。
为外部审计实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它能够广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

核心模块：合思档案的强大功能剖析

大数据解决方案：支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力。
档案扩展解决方案：可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还涵盖财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等环节。
费控系统：与税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等多个系统相连，具备OCR识别、RPA技术、银行直联、影像设备等功能，实现电子会计档案全生命周期管理中的智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等功能。
数电票解决方案：实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作。涵盖获取环节（企业/员工可通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等获取，支持手工下载pdf/fod，自动匹配、验证解析、验真查重、自动下载xml文件等）、业务环节（上传、业务流转、回写业务信息、发票引用辅助审批、解析、验真、验签、状态回写、入账实例生成、凭证助手、电子凭证中心、数据池、归档等）、入账环节（财务入账、档案归档，包括入账实例文档、数据票xml文件、数据票版式文件、记账凭证、业务单据、附件等）和归档环节（回写业务信息、发票查询辅助复核、电子会计档案、归档数据包、归档等）。

竞争优势：合思档案脱颖而出的秘诀

便捷调阅：合思档案打破物理空间限制，让用户在线自由调阅档案，无需打印。它预置规则引擎，自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。
合规保障：合思档案的“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用；基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
降本增效：合思档案能够显著节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现管理合规性。如能节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%。
广泛连接与迭代能力：合思档案连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。实现100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。它符合国家政策要求，具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

成功案例：合思档案的卓越成效见证

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。
某集团型企业，作为世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储（OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态）、业务完整性检测（系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性）、单套制落地（混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化）。管理成效包括实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案（广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收）、业务检测方案（精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配）、跨系统调阅方案（通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据）。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某企业作为中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案（按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围）、智能化制档方案（按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装）、电子原文件独立管理（电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础）。管理成效包括以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

服务体系：合思全方位的服务保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供广泛的服务支持。
合思的联系方式丰富多样，包括地点（北京、上海、杭州、深圳等多个城市）、电话（400 – 105 – 6505）、网站（www.hosecloud.com）、微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便客户与合思取得联系，获取相关服务。
合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，实现每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效，为客户提供持续优化的服务。合思拥有专业的技术团队和服务团队，能够为客户提供从系统实施、培训到售后维护等全方位的服务，保障客户顺利使用合思档案系统。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为企业实现财务档案数字化管理的有力工具，能够解决企业在档案管理方面的诸多痛点，如降本增效、合规管理、提升数据利用效率等。众多成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性，能帮助企业实现业财融合、全面数字化转型。合思拥有广泛的服务网络和完善的服务体系，能够为企业提供全方位、优质的服务支持。如果您想体验合思档案这款优秀的档案管理软件带来的便捷与高效，不妨点击下方链接免费试用，开启企业财务档案数字化转型之旅。