合思档案：为企业财务安全保驾护航

在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来新的变革。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这种特殊的管理要求，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

纸电混合时代，企业各层级人员在财务档案管理方面都面临着诸多困境。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这无疑对企业财务安全构成了潜在威胁。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复，增加了出错的风险，影响企业财务安全。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费时间，降低了工作效率，也不利于企业财务安全的保障。

此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储还依赖线下载体。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化、保障企业财务安全的必要条件。同时，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅不便、数据不能有效利用，以及高合规风险如电子会计凭证文件管理不善、纸质档案易损坏等，都在浪费企业资源，导致内部协作滞后，造成财税管理低效，严重影响企业财务安全。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业财务安全提供了有力保障。

合思档案全场景覆盖

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，从源头上保障企业财务安全。

单套制解决方案具有诸多优势。它便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，方便企业进行财务分析和风险管控，保障企业财务安全。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规，为企业财务安全奠定了坚实基础。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录，灵活应对各种档案管理需求，进一步保障企业财务安全。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，有效维护企业财务安全。

核心功能铸就安全壁垒

合思档案拥有强大的核心功能，相比传统方式具有显著优势，为企业财务安全提供了全方位的保护。

多源采集功能支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。这种多元化的采集方式，确保了企业财务数据的全面性和准确性，为企业财务安全提供了可靠的数据支持。

智能制档功能利用规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能能减少90%人工匹配工作量，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过智能制档，企业能够提高档案管理效率，减少人为错误，保障企业财务安全。

专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。会计凭证资料的版式文件配置，支持自定义企业专用、个性化版式文件。档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强，档案更“灵活”。这种创新的文件管理方式，不仅提高了档案管理的效率，还降低了存储风险，保障企业财务安全。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。通过严格的检测机制，合思档案确保了企业财务档案的质量，有效防范了财务风险，保障企业财务安全。

实际案例见证安全保障

众多企业已经采用了合思档案解决方案，并取得了显著的成效，充分证明了其对企业财务安全的保障作用。

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，管理更加规范，有效保障了企业财务安全。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。推进单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。该集团实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少，纸张打印成本降低，有力保障了企业财务安全。

某企业档案管理现状低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业实现了统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，数据共享，一站式查阅，全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业财务安全提供了有力支持。

某K12民办教育集团业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理方案完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。该集团以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了企业财务安全。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证，具备强大的实力和可靠的保障。它在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。

如果您想保障企业财务安全，抓住数字化转型机遇，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用，亲身体验合思档案为您带来的高效、安全的档案管理解决方案。