在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。海亮教育科技服务集团作为世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，国内教育服务提供商的引领者，在财务数字化转型的道路上借助合思档案取得了令人瞩目的成效。通过合思档案，海亮教育的报销记录管理实现了质的飞跃，档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。这些显著的成果不仅让海亮教育在财务运营上更加高效，也吸引了众多企业的关注。下面，让我们深入了解海亮教育在报销记录管理方面的转型之旅。
教育巨头的报销记录管理困境
海亮教育科技服务集团业务广泛，在教育服务领域处于领先地位。然而，随着企业的不断发展，其报销记录管理面临着诸多挑战。
企业业务、财务系统众多且相互独立，数据难以互通。这导致结构化数据提取困难，在报销记录管理中，电子发票的打印、查重、验伪工作耗时费力，还浪费了大量纸张。
实物档案资料的存储更是让企业头疼不已。大量的报销相关实物档案占用了大量物理空间，企业需要设置专人进行管理，成本高昂。而且，实物档案损坏时有发生，这给企业带来了较大的风险。
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，财务人员在这些工作上花费了大量的时间和精力，影响了报销记录管理的整体效率。
合思档案的报销记录管理解决方案
面对海亮教育在报销记录管理方面的困境，合思档案提供了一套全面的解决方案。
– 多元数据来源助力报销记录数字化
档案数据来源丰富，包括电子档案和实物档案数字化副本。通过OCR技术，系统能够自动识别和整理各类文档信息，将电子报销记录准确地提取和分类。对于实物档案，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，确保所有报销记录都能以数字化的形式保存。
– 明确管理范围规范报销记录
合思档案明确了会计类档案管理范围，在报销记录管理方面，内部涵盖各种内部报告、合同等与报销相关的文件，外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。这样的明确划分，让报销记录管理更加规范有序。
– 自动归档确保报销记录有序可查
采用自动归档方式，根据预设规则对收集到的报销记录数据进行分类和处理。系统会按照报销的类型、时间、金额等因素进行精准分类，确保信息的有序性和可追溯性。无论是查找某一笔报销记录，还是进行统计分析，都变得轻而易举。
– 自助平台与集成功能提升报销体验
提供自助OA在线平台，员工可以方便地提交报销申请并进行审批流程。集成财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动。员工在提交报销申请时，可以直接关联相关的报销记录，审批人员也能快速查阅和处理，大大提高了报销的效率。
解决方案带来的报销记录管理成效
合思档案的解决方案在海亮教育的报销记录管理中发挥了巨大的作用，带来了显著的成效。
– 效率提升：报销记录整理匹配快人一步
档案整理匹配效率提升90%，这意味着财务人员在处理报销记录时，能够更加快速准确地完成工作。以往需要花费大量时间进行的档案整理和匹配工作，现在可以在更短的时间内完成，大大提高了工作效率。
– 成本降低：存储空间与打印成本双下降
存储空间减少72%，企业不再需要为大量的实物报销档案存储而烦恼。同时，每年纸张打印成本节约3万元，实现了成本的显著降低。这不仅符合企业低碳运营的理念，也为企业节省了一笔可观的开支。
– 人力优化：财务人员专注核心工作
财务人力减少3人，通过自动化的报销记录管理流程，减少了繁琐的事务性工作。财务人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务和数据分析中，为企业的战略决策提供更有力的支持。
海亮教育对报销记录管理转型的反馈
海亮教育在使用合思档案进行报销记录管理转型后，给予了高度的评价。
– 接口扩展：降低开发成本提升集成度
自动封装接口数量增加40多个，降低了开发成本并提高了集成度。广泛连接业务、财务异构系统，确保报销记录应收尽收。无论是业务系统中的报销申请数据，还是财务系统中的审核数据，都能实现无缝对接，让报销记录管理更加全面和准确。
– 便捷借阅：多维度查询高效利用报销记录
自动组装便捷借阅，以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构。报销记录可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工和管理人员在需要查阅报销记录时，无需再翻阅大量的纸质档案，只需在系统中进行简单的操作，就能快速获取所需信息。
– 自动化作业：降本增效释放财务活力
自动化作业让报销记录管理实现了降本增效，财务数据自动化率达到99.96%。不再需要手动处理大量事务性工作，节省了时间和资源。财务人员从繁琐的报销记录录入和审核工作中解放出来，能够更加专注于财务分析和决策支持，为企业的发展提供更有价值的服务。
– 环保节能：不打印节省物理空间和成本
不打印报销记录，节约了物理存储空间和维护成本。这不仅符合环保理念，也为企业创造了更好的办公环境。同时，电子报销记录的存储更加安全可靠，避免了实物档案损坏和丢失的风险。
海亮教育与合思的未来报销记录管理合作展望
随着电子凭证数字化转型的进一步加快，海亮教育科技服务集团与合思的合作前景十分广阔。
在报销记录管理方面，双方可以继续深化合作，进一步完善财务数字化管理，适应不断变化的法规和市场需求。例如，随着报销政策的不断调整，合思档案可以及时更新系统功能，确保海亮教育的报销记录管理始终符合法规要求。
双方还可以在更多领域探索合作机会，进一步提升业财融合水平。通过报销记录管理与业务系统的深度融合，为企业的战略决策提供更有力的支持。例如，分析不同业务部门的报销情况，为企业的资源分配和业务发展提供数据支持。
海亮教育科技服务集团的成功案例证明了合思在财务数智化服务方面的强大实力和显著成效。在报销记录管理领域，合思档案为企业提供了高效、便捷、低成本的解决方案。其他企业也可以像海亮教育一样，选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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