在数字化浪潮席卷的当下，企业财务管理正面临着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一场浩荡的数字化风暴，让企业财务档案管理直面新的挑战。数电票以其独特的XML格式存档要求，以及XBRL文件需写入财务入账信息的规定，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应这一“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业不同角色都在档案管理中面临着各自的痛点。企业高管们看着纸质档案管理成本如流水般逝去，不仅花费巨大，还占用大量的储存空间，而档案数据却难以分析利用，宛如一座沉睡的宝藏，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理档案耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对，工作效率低下。业务人员更是对报销的纸质票据留存上交流程怨声载道，繁琐的流程让他们疲于奔命。
传统纸质档案管理犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等问题，让企业在数字化转型的道路上举步维艰。即使企业在推行数字化过程中通过多种系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，影响了企业全面数字化的实现。
面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，如同黑暗中的一盏明灯，为企业照亮了电子会计档案管理的前行道路。
合思档案：全方位满足多元需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，宛如一张精密的大网，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位睿智的财务军师，可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。在费用情况分析方面，合思档案能够提供全面、准确的数据支持，让高管们清晰地了解企业的费用情况，为决策提供有力依据。
对于归档员/财务来说，合思档案是他们的得力助手。它能提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源、全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在费用情况分析工作中，合思档案能快速准确地提供相关数据，大大减轻了财务人员的工作负担。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通补充审计资料，节省了大量的时间和精力。在费用情况分析的审计过程中，合思档案的这些功能能够确保审计工作的高效进行。
合思档案：核心功能铸就强大实力
合思档案具备多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，它还支持手动采集，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在费用情况分析中，多源采集功能能够确保数据的全面性和准确性，为分析提供坚实的基础。
智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有辅助人工整理功能，关联任务执行进度可视化。字段映射可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在费用情况分析中，智能制档功能能够提高分析的效率和准确性，让财务人员能够快速获取所需数据。
专用格式版式文件功能是合思档案的一大亮点。它可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案可扩展性更强。在费用情况分析中，专用格式版式文件功能能够让分析结果以更直观、清晰的方式呈现，便于企业管理层理解和决策。
合思档案还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。在费用情况分析中，双模式检测方案能够确保数据的质量，为分析结果的可靠性提供保障。
合思档案：真实案例见证卓越成效
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。在费用情况分析方面，合思档案帮助该企业清晰地掌握了费用的流向和结构，为企业的成本控制提供了有力支持。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在费用情况分析中，合思档案帮助该集团型企业优化了费用管理流程，降低了费用支出。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理问题多，电子发票和回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测、跨系统调阅。管理成效为统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在费用情况分析中，合思档案让该企业能够更准确地分析费用情况，及时发现问题并采取措施加以解决。
某民办教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档占用空间且易损坏，整理流程复杂，档案利用不便。合思档案采用数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。在费用情况分析中，合思档案帮助该民办教育集团优化了费用分配，提高了资金使用效率。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其卓越的解决方案、强大的核心功能和显著的应用成效，能够助力企业实现财务档案管理的全面数字化转型。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨选择合思档案，现在还可以免费试用，体验它为您带来的便捷与高效。
