在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。自2021年12月1日起，国家税务总局开展数电票试点工作，截至2023年12月1日已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式到来。
电子凭证无纸化具有诸多优势，它有利于优化业务流程，改变传统报销模式的困境，降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，企业在这一转型过程中仍面临着诸多挑战。调研显示，企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策认知不足，电子凭证报销、入账和归档的数字化转型时间紧迫，需提前做好应对。同时，电子凭证数字化转型面临类型多、格式杂、协同难、易丢失等问题，企业亟需专业的解决方案来实现数字化转型。合思，作为专业的数字化解决方案提供商，正是为解决这些问题而来，为企业提供了全面的电子凭证管理解决方案。
经典零食品牌的电子凭证管理困局
有这样一个国民经典零食品牌，它拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂，多种销售渠道并行。其管理流程涉及多个系统，十分繁杂且低效。在差旅管理方面，差旅平台对账方案不灵活，而企业对核算精细化管理要求却很高，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账的方式难以释放财务价值。
事前事中管控不连贯也是该企业面临的一大问题。差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。另外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。这些问题严重阻碍了企业的数字化发展，电子凭证管理的难题亟待解决。
合思量身定制的电子凭证管理方案
针对该零食品牌面临的问题，合思为其提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，员工通过差旅申请、业务审批后，可在合思商城进行订购，也可通过TMC订购，并且会有相应的对账单。这一流程让员工的消费更加便捷，同时也为后续的财务核算提供了清晰的数据基础。
财务核算、记账环节，合思设有对账结算中心。线上可实现统一开票、自动拆分结算、自动记账；线下统一开票后，则进行线下结算和手工记账。这种线上线下相结合的方式，满足了企业不同场景下的财务需求，提高了财务工作的效率和准确性。
在档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。合思还提供了便捷申请服务，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。合思商城能够实现同屏比价、统一开票、自动拆分对账、记账去人工化；合思档案可多源采集、智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。这些功能全面解决了企业电子凭证管理中档案整理和借阅的难题。
电子凭证管理方案带来的显著成效
该零食品牌在采用合思的解决方案后，取得了显著的成果。在差旅费用方面，年度节约了200万 +。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城的消费可实现线上开票、自动对账记账，这大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升了60%。
在业财连接方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。
在档案管理上，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程规范了档案室管理；简化的装订流程大幅降低了成本；智能关联让凭证上下游单据以树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率也大幅提升。
电子凭证管理的数字化转型对于企业来说至关重要。电子凭证会计数据标准的推广应用有利于推动电子凭证的全链无纸化，降低企业运行成本和社会资源消耗，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益共赢。合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
随着数电票和智能化时代的到来，企业以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，更有利于推动企业内外数据共享，最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面。
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