合思档案：引领企业文档流转管理数字化转型

在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案的重要性日益凸显。企业在推进数字化建设时，借助 OA 系统、资金系统等解决了线上业务处理难题，但在归档和储存环节，仍未摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自 2014 年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。其打造的敏捷财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。而合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案管理服务，有效解决了企业内外交困的档案管理问题，包括节约纸张和整理成本、提升检索效率、保障管理合规性等，在企业文档流转管理方面发挥着重要作用。

数电票时代下电子会计档案市场新态势

随着 2025 年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设急需加强。目前全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票需经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。

与此同时，国家出台了一系列支持电子会计档案管理的政策。《会计档案管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件时可仅以电子形式归档；《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》也明确了电子凭证的法律效力，符合条件的可仅以电子会计凭证进行报销入账归档。从部门规章到国家法律，全面认可了电子档案的法律效力，电子会计凭证能够以电子形式保存，形成电子会计档案。

在文档流转管理中，电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环，涵盖档案接收、保管、借阅、移交、鉴定、销毁等全流程管控，具备有效的查验机制和防篡改控制，建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。

传统档案管理痛点剖析

企业高管在传统档案管理中面临诸多困扰。纸质档案管理成本高昂，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用，这严重影响了企业在文档流转管理方面的决策效率。

财务人员同样苦不堪言。档案数据量大，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情，也降低了文档流转管理的效率。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗费时间，增加了文档流转管理的复杂度。

传统档案管理存在诸多问题。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这些都给企业的文档流转管理带来了巨大挑战。

合思档案的全面解决方案

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的文档流转管理提供了强大的支持。

合思档案注重管理与服务的融合，为 CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供针对性的解决方案，携手企业碰撞出协作的价值。其解决方案涵盖大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案、实物备查解决方案等，能够解决企业档案管理中的各种问题。

合思档案的单套制解决方案实现了业务及管理流程的便捷化，包括实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，有效优化了文档流转管理流程。

合思档案核心模块揭秘

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，也支持手动采集和自主补录，满足不同场景的采数需求，为文档流转管理提供了丰富的数据来源。

• 智能制档：规则驱动的档案整合
  智能制档通过规则引擎，自动组装会计档案关联规则，实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证的自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，它还提供字段映射，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升了文档流转管理的智能化水平。

• 档案管理：精准管控与灵活扩展
  档案管理包括权限管理和档案目录管理。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义，确保文档流转管理的安全性和规范性。档案目录支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，满足企业多样化的文档流转管理需求。

• 档案应用：多维检索与穿透联查
  档案应用实现了多维检索，满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。同时，还能实现一站式预览和穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，提高了文档流转管理的查询效率。

合思档案的竞争优势突显

合思档案拥有强大的技术实力和安全保障。它拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，通过 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证，为企业的文档流转管理提供了可靠的技术支撑。

在合规性方面，合思档案符合国家政策要求，满足国家档案局发布的《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求，提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保企业在文档流转管理过程中的合规性。

其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，优化了文档流转管理的效能。

合思档案的自主研发工具包具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够适应数电票管理要求的特殊性，为企业在文档流转管理中应对新挑战提供了有力保障。

合思档案成功案例展示

海亮教育在引入合思档案后，所服务的单位从 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，而作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%，显著提升了文档流转管理的效率。

徐福记合思档案上线后实现全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。其多地连锁门店、70 + 分公司，年数据量 2.6 亿，在大规模的文档流转管理中取得了良好效果。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，优化了文档流转管理的成本和安全性。

某企业年单据量 2.6 亿，使用合思档案后实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，提升了文档流转管理的整体效益。

合思档案的优质服务体系

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业的文档流转管理提供了广泛的服务支持。

合思档案提供多种联系方式，包括多个城市的地点、电话（400 – 105 – 6505）、网站（www.hosecloud.com）、微信公众号二维码、微信小程序二维码等，方便客户咨询和获取服务。

它持续迭代产品，聆听用户需求以进行产品升级，为客户提供稳定、可靠的技术支持和服务。同时，合思档案与众多合作伙伴合作，共同为企业提供优质的档案管理解决方案，助力企业优化文档流转管理。

在电子会计档案管理领域，合思档案优势明显。它能够帮助企业解决传统档案管理中的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更大效用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，而合思档案无疑是企业实现电子会计档案管理的优质选择。它拥有领先的技术、完善的服务体系和丰富的成功案例，能够为企业提供全方位、一站式的电子会计档案管理解决方案，助力企业实现档案管理的数字化转型，提升档案管理效率，挖掘档案数据价值，推动企业决策数智化。

如果您想体验合思档案在文档流转管理方面的卓越效能，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。