在商业的广阔天地里，有这样一个国民经典零食品牌，它宛如一颗璀璨的明星，畅销市场30余年。然而，随着企业的不断发展壮大，它也面临着诸多挑战。其销售版图覆盖全国，供应链复杂如一张巨大的网，管理流程横跨多个系统，显得繁杂且低效。在出差费用审批方面，该品牌也遭遇了重重困境。
其差旅平台的对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却日益提高。财务人员不得不耗费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账的方式不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。此外，事前事中管控的不连贯，导致差旅控制不够精细、灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化的成本管控。同时，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，造成了高额的人力物力浪费。
面对这些问题，合思为该客户量身定制了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，犹如为企业开启了一扇通往高效财务管理的大门。
创新方案：消费入账归档一站式解决
合思的解决方案犹如一个精密的财务管理机器，涵盖了员工消费、财务核算记账以及档案管理等各个环节。
在员工消费环节，当员工有出差需求时，只需进行差旅申请，经过业务审批后，便可通过合思商城订购或TMC订购所需的差旅服务。这一过程中，系统会生成合思商城对账单和TMC对账单，为后续的财务核算提供清晰的数据支持。
在财务核算、记账环节，合思设立了对账结算中心。在线上，系统可实现统一开票、自动拆分结算、自动记账等功能，大大减少了人工操作的繁琐。而在线下，虽然仍需统一开票后进行线下结算和手工记账，但整个流程也更加规范有序。
在档案管理方面，合思表现得尤为出色。在合思环节，能够实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档。而在其他TMC环节，也能实现L3级无需报销录入发票等档案。这一解决方案具有诸多显著特点，它实现了便捷申请，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，极大地提高了员工的出差体验。同时，同屏比价功能让企业能够选择更优质的差旅服务，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化则提高了财务工作的效率。多源采集、智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理等特点，更是让会计档案管理变得轻松高效。
实施路径：步步为营构建高效流程
合思解决方案的实施过程就像一场精心策划的战役，每一步都有条不紊。
首先，员工进行差旅申请，这是整个流程的起点。经过业务审批后，员工可以根据自己的需求选择合思商城或TMC进行订购消费。这一过程既保障了员工的自主选择权，又确保了消费的合规性。
接下来，财务人员在对账结算中心对合思商城对账单和TMC对账单进行处理。在线上，按照既定流程统一开票、自动拆分结算、自动记账。线下则进行相应的线下结算和手工记账。整个过程中，系统发挥了重要作用，它能够自动识别并录入各类发票信息，按预设规则自动将费用分录到相应的会计科目下，大大提高了财务核算的准确性和效率。
在档案管理方面，合思环节严格按照L4级标准进行共享受阅、混序装盒、自动制档，TMC环节则按L3级标准录入发票等档案。通过这样的方式，实现了会计档案的规范化、数字化管理。
显著成效：降本增效实现业财融合
合思解决方案的实施为该企业带来了显著的成果与效益。
在差旅费用方面，该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，年度节约200万+差旅费用。这一数据的变化，直观地反映了合思解决方案在成本控制方面的强大能力。同时，财务入账效率提升60%，让财务人员从繁琐的工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到企业的战略决策中。
在业财融合方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这不仅提高了企业的财务管理水平，还为企业的决策提供了更加准确、及时的数据支持。
在档案管理方面，实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理。简化装订流程，大幅降低了成本。员工可以在手机端进行差旅费申请和审批，不仅提高了员工的便利性，还提高了企业的管控能力。
客户心声：真实反馈见证卓越价值
该企业在应用合思解决方案后，对其效果给予了高度评价。
该企业的财务痛点具有一定的共性，多系统独立运行，数据无法互通，会计凭证查阅难度大，会计档案管理成本高。签约合思后，这些问题得到了彻底解决。打通多系统实现了会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%。这一解决方案为其他门店企业提供了宝贵的参考。
员工也感受到了明显的变化，差旅费申请和审批可在手机端进行，不再仅仅局限于总额控制，提高了员工的便利性和企业的管控能力。财务人员更是摆脱了大量的人力与商旅平台对账、手工记账的工作，工作效率得到显著提升。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数字化转型已成为企业发展的必然趋势。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率。它提供免费试用，新客户可获得为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。同时，合思具有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。其强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。如果您的企业也面临着出差费用审批等财务管理难题，不妨来免费试用合思，开启财务数字化转型的新征程。
