在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。以北京动力源科技股份有限公司为例，它成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。这家拥有约2400名员工、8家子公司、全国30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立分支机构，涵盖24个1级部门、81个2级部门且分别归属5个业务线2个营销中心的企业，在财务数字化转型过程中也面临着诸多问题。而合思的解决方案，宛如一道曙光，为企业解决难题，助力实现企业差旅信息透明化。
转型前困境：业务复杂痛点多
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，现实却不尽如人意。整体流程依然复杂，系统之间壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大。
多系统操作体验差是一大难题。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，繁琐的操作让员工苦不堪言。报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无法将更多精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的严重问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整和优化。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了财务管理的难度。在这样的情况下，企业差旅信息难以实现透明化，给企业的财务管理带来了巨大的挑战。
合思方案：多维度解决难题
- 系统集成打破数据孤岛
合思在系统集成方面展现出强大的实力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让企业告别了多系统繁复操作的困扰。员工和财务人员无需在多个系统之间来回切换，工作效率得到了显著提升，企业差旅信息也能在统一的平台上得到更清晰的呈现。 - 无需报销重塑商旅流程
合思的无需报销模式是一项颠覆性的创新。它重塑了商旅出行流程，业务人员因公消费无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作，不仅提高了财务工作的准确性和效率，也让企业差旅信息更加透明，便于企业进行管理和监控。 - 强大连接能力促进数据流转
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这打破了数据流转壁垒，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用。加快了业务处理和数据统计效率，让企业能够及时获取准确的信息，为企业的决策提供有力支持，进一步推动了企业差旅信息透明化的实现。
实施步骤：稳步推进求实效
首先，合思团队将动力源现有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据对接和同步。这是实施解决方案的基础步骤，确保基础数据和业务数据能够在合思费控平台上有效整合和利用。通过精准的数据对接，为后续的业务流程优化和信息透明化奠定了坚实的基础。
接着，逐步引导员工使用合思费控的无需报销功能。包括鼓励员工在合思商城进行因公消费，财务人员按照系统流程进行统一对账、结算和凭证生成等操作。在这个过程中，合思提供了详细的培训和指导，帮助员工快速适应新的系统和流程，确保业务的顺利开展，进一步提升企业差旅信息的透明度。
最后，不断优化系统集成和功能应用。根据动力源的业务变化和需求，合思团队及时调整系统配置和流程，确保解决方案的持续有效性。通过持续的优化和改进，合思费控系统能够更好地适应企业的发展，为企业提供更加优质的服务，实现企业差旅信息的长期透明化管理。
转型成果：显著效益看得见
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益。效率得到了大幅提升，报销周期缩短了3周。应用合思财务数字化解决方案前，动力源员工报销周期普遍为4周，而应用后，报销周期由4周缩减至1周以内。这不仅提高了员工的满意度，也加快了企业资金的流转速度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和战略规划等。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在差旅过程中更加轻松便捷。同时，这也使得企业差旅信息更加透明，便于企业进行成本控制和管理。
管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。企业差旅信息透明化让企业的财务管理更加科学、规范，为企业的发展提供了有力保障。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
如果你也想让企业告别数据孤岛，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思。现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，让合思为你的企业财务数智化转型助力，实现企业差旅信息透明化。
