在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研之旅。然而，现实却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的目标存在较大差距。此时，发票数据整合成为了动力源亟待解决的关键问题，而合思的出现，为其带来了新的转机。
痛点剖析：财务数字化困境凸显
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操作体验不佳合规难题频现
动力源在财务数字化方面面临着诸多痛点。员工在进行申请单提交时，需要在多个系统间来回切换，操作体验极差。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工完成。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间。发票数据整合的缺失，使得整个报销流程效率低下，合规性也难以保证。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整。系统之间的数据无法有效整合，尤其是发票数据整合的缺失，导致信息滞后，严重影响了企业的决策效率。 -
业务复杂报销稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的业务模式和报销模式，使得发票数据整合变得更加困难，进一步增加了财务工作的难度。 -
组织繁杂流程统一困难
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。组织架构的复杂性和业务流程的不统一，也给发票数据整合带来了巨大的挑战。
方案呈现：合思定制创新之策
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系统集成实现数据同步
合思为动力源提供了针对性的解决方案。在系统集成方面，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，也为发票数据整合奠定了基础。员工的基础信息和订单数据能够准确同步到合思费控系统中，使得发票数据能够与相关业务信息进行有效关联。 -
无需报销提升员工体验
合思的“无需报销”方案，让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的操作，不仅简化了报销流程，也实现了发票数据的自动整合和处理，提高了财务工作的效率和准确性。 -
连接强大打破数据壁垒
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这打破了数据流转壁垒，使得待审批信息能够自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在发票数据整合方面，系统能够将不同来源的发票数据进行整合和处理，为企业提供全面、准确的财务数据。
实施步骤：专业严谨稳步推进
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全面调研确定核心方案
合思团队与动力源紧密合作，对其现有系统和业务流程进行了全面调研和分析。通过深入了解动力源的需求和痛点，确定了系统集成和无需报销等核心解决方案。在这个过程中，发票数据整合作为关键环节，被纳入到整体解决方案中。 -
系统对接确保数据准确
在实施过程中，合思团队逐步完成了HR系统、BPM系统与合思费控的对接。通过严格的测试和验证，确保数据的准确同步和实时更新。在发票数据整合方面，系统能够准确地将发票数据与相关业务信息进行关联，保证了数据的一致性和准确性。 -
员工培训提高使用效率
为了让动力源员工更好地使用合思费控系统，合思团队对员工进行了系统培训。培训内容包括系统的功能和操作流程，使员工能够熟悉系统的使用方法，提高使用效率和体验。通过培训，员工能够更好地理解发票数据整合的重要性，并积极配合系统的使用。
成果展示：显著效益数据说话
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操作革新效率大幅提升
动力源实施合思解决方案后，多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。发票数据整合使得报销流程更加顺畅，财务人员能够更加高效地处理发票数据，提高了工作效率。 -
流程简化员工体验升级
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。发票数据整合为员工提供了更加便捷的报销方式，让员工能够更加专注于业务工作。 -
财务合规工作压力降低
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。发票数据整合使得财务工作更加规范化和智能化，提高了财务工作的质量和效率。 -
管理升级决策更加科学
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。发票数据整合为企业的管理决策提供了更加准确、全面的数据支持。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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