在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业正面临着前所未有的变革与挑战。2025年数电票全覆盖的目标，犹如一声号角，宣告着“数字化凭证时代”的全面来临。企业财务档案管理在此背景下，不得不直面新的挑战，加强信息化建设已成为刻不容缓的任务。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件更是要求写入财务入账信息，这一切都对企业的档案管理提出了更高的要求。传统的档案管理模式，在这个时代显得捉襟见肘，暴露出诸多问题。
在纸电混合的时代，企业各层级人员都深受传统档案管理之苦。企业高管常常为纸质档案管理成本高、储存占地大而烦恼，大量的档案数据如同沉睡的宝藏，难以被有效分析和利用，这无疑阻碍了企业的决策数智化进程。财务人员则陷入了繁琐的手动整理档案数据的工作中，时间和精力被大量消耗，工作枯燥乏味且效率低下。业务人员在报销流程中也备受折磨，繁琐的流程耗费了他们大量的时间和精力。
传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本、档案室和档案柜的存储空间成本，还存在高隐形成本。手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法得到有效利用。同时，传统档案管理还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案更是可能因不可抗力而损坏。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过多种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然无法解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，难以确保企业财务档案管理的合规性，更无法实现企业的全面数字化。
破局之钥：合思档案全面解决方案
合思档案应运而生，犹如一把精准的钥匙，为企业解决档案管理难题提供了全面的解决方案，助力企业实现费用分析辅助决策。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手，能够帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，合思档案为企业决策提供了有力的支持，助力企业在当前经济环境下实现降本增效，迈向绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案后，仿佛摆脱了繁琐工作的枷锁。工作效率得到了极大的提高，告别了重复低价值的工作。档案数据实现了同源、全流程透明流转，便于监控和分析，财务人员可以轻松完成档案管理工作，同时提高档案的利用效率，更好地进行费用分析辅助决策。
外部审计人员在使用合思档案时，也感受到了前所未有的便捷。档案外审实现了在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足了企业不同场景下的档案管理需求，为企业的费用分析辅助决策提供了坚实的数据基础。
核心利器：合思档案功能优势凸显
合思档案之所以能够在档案管理领域脱颖而出，得益于其强大的核心功能和显著的优势，为企业的费用分析辅助决策提供了有力的保障。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API，实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能让合思档案在档案管理中展现出强大的实力。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行查询和分析，为费用分析辅助决策提供更精准的数据支持。
专用格式版式文件功能为企业档案管理带来了新的变革。合思档案可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案更具可扩展性和灵活性，有助于企业更好地进行费用分析辅助决策。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障数据质量的重要手段。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为企业的费用分析辅助决策提供可靠的数据保障。
实战见证：合思档案应用成效显著
合思档案在不同企业的实际应用场景中，展现出了卓越的性能和显著的效果，有力地支持了企业的费用分析辅助决策。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，为企业的费用分析辅助决策提供了高效的数据支持。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为企业在费用分析辅助决策方面节省了大量的成本。
某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，提高了企业费用分析辅助决策的效率。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理和利用环节的低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为企业的费用分析辅助决策提供了更加便捷的方式。
在当前的时代背景下，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和显著的优势，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，为企业的费用分析辅助决策提供有力支持。
合思档案已经获得了众多企业的认可，广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等事业单位、央企和行业领军企业都成为了其客户。众多客户对合思档案给予了高度评价，如海亮教育实现了作业单位和人员的增长以及凭证自动化率的提升，徐福记全集团实现无纸化，管理效率大大提升。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。如果您的企业也想抓住数字化转型的机遇，解决档案管理难题，实现降本增效和合规运营，不妨免费试用合思档案，开启档案管理数字化转型之旅，让费用分析辅助决策更加精准高效。
