在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的运营与管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标已然明确，这使得企业财务档案管理迎来全新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件更要求写入财务入账信息。此时，专业的“电子会计档案管理平台”成为企业适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求的必备利器。
在纸电混合的时代背景下，企业各层级人员在传统档案管理中都面临着重重困境。企业高管承受着纸质档案管理成本居高不下、储存占地空间大的压力，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则需耗费大量时间处理海量档案数据，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥又繁琐。业务人员在出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存与上交也极为繁琐，耗费大量时间。
传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本和巨大的存储空间需求；还存在高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作以及查询调阅条件的粗糙导致数据无法有效利用；更存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。企业在数字化推行过程中，虽借助OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体问题依旧存在，无法保证档案原生性，难以确保企业财务档案管理合规和实现全面数字化。
在这样的时代背景下，合思档案产品应运而生，它是一款智能化财务管理工具，为企业档案管理带来了全新的解决方案。
综合方案：全方位满足档案管理需求
合思档案作为一款智能化财务管理工具，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案让档案管理更加便捷高效。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实与合规。
档案扩展解决方案则赋予企业更大的灵活性。它可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案为财务合规提供了有力保障。它通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，还能自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，让企业财务管理更加合规。
核心功能：彰显智能化财务管理优势
合思档案作为智能化财务管理工具，其核心功能相较于传统方案具有显著优势。
多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它提供多种便捷的手动数据补录方式，包括手动采集和自主补录。
智能制档功能通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也可可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件功能让财务档案更加“轻量”。它可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，让档案的可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
实际案例：见证智能化财务管理成效
不同类型的企业应用合思档案这款智能化财务管理工具，都取得了良好的效果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。它带来了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效，如业务与财务数据可穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本大幅降低。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。它实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和诸多档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多弊端、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案带来了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多且数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案作为一款智能化财务管理工具，能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供可靠的服务保障。众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都已选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，这些成功案例充分证明了合思档案的有效性和可靠性。
如果您的企业也想解决档案管理难题，实现数字化转型和降本增效，不妨选择合思档案这款智能化财务管理工具。您可通过拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或者扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码等方式联系合思，获取档案管理解决方案，还可免费试用，开启智能化财务管理新篇章。
