在当今企业数字化转型的汹涌浪潮中，电子会计档案管理的重要性如璀璨星辰般日益凸显。企业在积极推行数字化建设的进程里，通过搭建 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，成功解决了线上业务处理的难题。然而，在归档和储存环节，依旧未能摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。
保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规的关键所在，也是实现企业全面数字化的必由之路。到 2025 年，数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理直面全新挑战，信息化建设亟待加强。国家政策的大力支持，让电子会计档案管理有法可依，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力。无论是政策的有力推动、合规的严格要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的迫切目标，电子会计档案已然成为企业数字化建设的必然选择。合思档案这一解决方案，犹如一艘领航的巨轮，在这一时代背景下应运而生。
数电票扩张下的合规文件管理新需求
当下，数电票正以前所未有的速度快速扩张。在收票方面，政策已明确电子发票接收合法合规。2016 年 1 月 1 日，财政部、国家档案局令第 79 号肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件便可仅以电子形式归档；2022 年 9 月 15 日，国家档案局、财政部、国家税务总局档办发[2021]1 号提出，要在 2022 年底前实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等。
开票方面，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖。因数电票管理要求具有特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件要求写入财务入账信息。
在纸电混合时代，高达 90%的企业遭遇档案管理难题。企业高管面临纸质档案管理成本高、数据难分析利用的问题；财务人员需整理大量档案数据，工作枯燥繁复；业务人员报销纸质票据流程繁琐。这一切都表明，市场对专业电子会计档案管理平台，即合规文件管理平台的需求极为迫切。
传统档案管理的合规文件管理痛点剖析
传统档案管理模式存在诸多痛点，这些痛点严重影响了企业的合规文件管理。首先是高显性成本，浪费了企业大量资源。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，占用了企业宝贵的空间资源。
其次是高隐形成本，导致内部协作滞后。手工装册归档的重复性工作量极大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，使得数据无法得到有效利用，影响了企业的工作效率和决策质量。
再者是高合规风险，造成财税管理低效。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案还可能损坏，给企业带来巨大的损失。企业的会计档案纸电混合管理混乱，耗费了财务人员大量时间在低价值的整理、匹配工作上，严重影响了企业的合规文件管理水平。
合思档案合规文件管理整体策略
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。它携手企业碰撞出协作的价值，为 CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供针对性的合规文件管理解决方案。
对于 CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效。对于归档员/财务来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
合思档案合规文件管理核心模块
合思档案拥有多个强大的核心功能模块，为企业的合规文件管理提供了有力保障。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据可实现秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。
数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
合思档案合规文件管理竞争优势
合思档案在技术、功能、合规性等方面具有显著优势。它具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。
合思档案实现 100%自动归档，拥有强大的规则匹配能力，最大程度地减少了人工介入，实现自动组装、归档。它是符合国家政策要求的档案系统，严格进行电子会计档案合规性管理，通过了 SOC1、SOC2 安全认证，信息安全等级保护三级认证等。
此外，合思档案还具有灵活承接、持续迭代的能力。它不仅满足接收管理数电票的能力，还拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化。合思自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。
合思档案合规文件管理成功案例
众多不同类型的企业通过使用合思档案，在合规文件管理方面取得了显著成效。某企业年单据量达 2.6 亿，通过合思档案多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。
某世界上最大的重型装备制造商之一，采用合思档案的单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
某企业通过合思档案的单套制管理方案，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
某中国最大的 K12 民办教育集团之一，采用合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案合规文件管理服务体系
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思提供全面的技术支持和售后服务，保障企业使用合思档案系统的顺利运行。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。合思拥有专业的团队，为企业提供定制化的解决方案，满足不同企业的个性化需求。
合思档案在解决企业电子会计档案管理问题上发挥着至关重要的作用，它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案以其先进的技术、完善的功能、合规的管理和优质的服务，为企业提供了一站式的电子会计档案管理解决方案，也就是一站式的合规文件管理解决方案。选择合思档案，企业能够实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用，在数字化转型的浪潮中占据优势。
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