在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为企业财务管理变革的关键趋势。自2024年11月1日起，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，却如同一座座大山，横亘在企业财务档案管理的道路上。
传统财务档案管理模式更是弊端丛生。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，常常需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也时有发生。COMMUNE幻师则面临着档案耗材、打印、存储成本居高不下，门店报销周期漫长，电子会计凭证文件难以有效管理等痛点。云南菜品牌连锁经营企业同样深受纸质档案打印成本高、存储成本高以及资料查找困难等问题的困扰。
面对这些棘手的问题，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了一套专业的电子归档方案，开启了企业财务数智化管理的新篇章。
创新方案破困局
合思档案不仅仅是一个简单的档案管理工具，它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这一电子归档方案就像是企业财务管理的智慧大脑，助力企业实现财务数智化的转型升级。
合思档案具有强大的智能采集功能。它通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）进行档案采集，能够快速、准确地将各种电子凭证收集到平台中。同时，它还可实现自动归档，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。无论是大量的发票、回单，还是其他财务凭证，都能在合思档案的管理下有条不紊地进行归档。
核心功能显优势
合思档案的核心功能亮点十足，为企业提供了便捷、高效、安全的电子归档方案。
便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。企业无需再为查找档案而烦恼，只需在系统中轻松搜索，即可快速调阅所需档案，大大提高了工作效率。
开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。合思档案拥有开放式的接口，方便企业与各种外部系统进行互联，自主采集所需的档案数据。同时，对于大文件能够自动进行切割处理，对数电票实现自动化解析，让企业获取和处理档案数据更加轻松。
智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。合思档案能够智能关联相关的财务数据，自动进行凭证组装，同时进行四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）和业务检测，确保档案的准确性和完整性。企业还可以根据自身需求自定义版式文件，满足个性化的管理需求。
精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。合思档案通过精准的权限管控，确保只有授权人员才能访问和操作档案。档案目录可以根据企业的发展和业务需求进行灵活扩展，同时采用水印管理和符合国标要求的档号，确保档案管理的安全性和规范性。
显著收益促发展
企业使用合思档案这一电子归档方案，能够获得多方面的显著收益。
自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。合思档案的自动化归档功能，让财务人员从繁琐的重复性工作中解脱出来，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。同时，档案数据的同源性和透明流转，使得企业能够更加方便地对财务数据进行监控和分析，为企业的发展提供有力的支持。
帮助企业降低成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本可达338,910元。这些节约的成本不仅包括档案耗材、打印、存储等直接成本，还包括因工作效率提高而带来的间接成本的降低。
提升工作效率。好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。企业的财务工作效率得到了极大的提升，为企业的快速发展提供了有力保障。
保障合规经营。合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。在日益严格的监管环境下，企业能够借助合思档案确保财务档案管理的合规性，避免因合规问题而带来的风险。
多元场景展风采
合思档案的电子归档方案具有广泛的应用场景，能够满足企业不同业务环节的需求。
在电子凭证开具端，支持国税总局的数电票、增值税电子普通发票，银行的银行电子回单、银行电子对账单等多种类型。无论企业的电子凭证来源如何多样化，合思档案都能够进行有效的管理和归档。
在电子凭证接收端，企业可通过OA电子邮件接收、接口直联等方式进行原文附件存档和结构化文件归档存储。这使得企业能够更加便捷地接收和管理电子凭证，提高了工作效率。
应用于财务档案的归档端，通过电子凭证池进行结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检等操作。合思档案能够对财务档案进行全面、细致的管理，确保档案的准确性和完整性。
可用于企业的内部审计，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，高效服务于企业内审。企业的内审人员可以通过合思档案快速、准确地获取所需的财务档案信息，提高了内审工作的效率和质量。
成功案例铸典范
众多企业已经通过合思档案这一电子归档方案实现了财务数智化转型，取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了信息壁垒，实现了数据同源，一键联查，自动组装审计便捷，实物高效管理，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营企业通过合思落地财务数字化，提高了总部&门店业财融合效率80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，搭建业务证据链，实现了数据共享和银行回单无纸化，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年。
这些成功案例充分证明了合思档案电子归档方案的有效性和可靠性，为更多企业提供了可借鉴的经验和范例。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得企业信赖。
如果您的企业也想摆脱传统财务档案管理的困境，实现财务数智化转型，不妨选择合思档案这一专业的电子归档方案。现在拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码即可了解合思档案和更多案例，还可免费试用，开启企业财务数智化管理的新征程。
