在当今企业数字化转型的汹涌浪潮中，电子会计档案管理已然成为企业发展的关键环节。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档等特殊管理要求，让企业的信息化建设亟待加强。与此同时，在纸电混合的时代背景下，企业各个层面都面临着档案管理的难题。
企业高管要面对纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以有效分析利用的困境；财务人员则需手动逐一匹配、核对大量档案数据，工作枯燥且繁复；业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐又耗费时间。此外，纸质凭证输出的耗材成本、档案室和档案柜等存储空间的需求，构成了高显性成本；手工装册归档的重复性工作量、查询调阅条件的粗糙以及数据无法有效利用，则是高隐形成本；而电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，更是带来了高合规风险。即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依旧存在。保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套卓越的财务效率提升方案。
领先方案 满足多元场景需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案以及六大场景解决方案，如同一位全能的助手，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
其领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。它涵盖了电子档案和纸质档案管理，包括发票、单据、凭证、账簿、报表等电子档案，以及自定义档案、实物备查解决方案等纸质档案。同时，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，让海量数据能够实现秒级查询。
档案扩展解决方案更是展现了其灵活性，可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。费控系统与税务系统、OA系统、资金系统等多个系统相关联，业务系统具备共享调阅解决方案，档案查阅能够穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求。此外，证据链完整性解决方案还能智能检测财务档案证据链完整性，主动预警异常档案。
数电票解决方案则提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端服务；实物备查解决方案能实现实物档案免组装、全流程管理，可在线上快速定位并关联线下实物。合思档案的这些解决方案，无疑是企业实现财务效率提升方案的重要支撑。
核心功能 铸就显著应用优势
合思档案具备多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等核心功能，这些功能相互协作，让企业在档案管理中获得降本增效、合规性强、数据利用充分等显著优势。
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据真实、完整、安全、可用。
档案管理方面，包括权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
档案应用实现了多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还有外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。合思档案的这些核心功能，为企业打造了一套完善的财务效率提升方案。
成功实践 见证方案卓越成效
合思档案在多个行业和企业类型中都有成功应用，这些实践案例充分证明了其作为财务效率提升方案的卓越成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。这带来了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效，如业务+财务数据穿透联查，企业成本降低等，数据指标显示关联匹配等效率大幅提升。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案单套制管理方案实现了标准化落地，确保了电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。成本效益对比显示，装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本等大幅降低，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案单套制管理方案实现了数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能和显著的应用成效，能够助力企业解决档案管理难题，是企业实现财务效率提升方案的优质选择。它坚持以客户为中心，助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多客户如广东某高校、中交集团、海亮教育、徐福记等对合思档案给予了高度认可，体现了其在不同行业的实用性和有效性。
合思在北京、上海等多地设有地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，方便企业联系和了解。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案无疑是企业实现这一目标的理想伙伴。如果您想体验合思档案带来的高效档案管理，不妨现在就免费试用，开启您的财务效率提升之旅。
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