在当今竞争激烈的商业环境中，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的领军企业，在财务数字化转型的道路上迈出了重要一步。动力源成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，并在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了多个系统。然而，随着时间的推移，这些系统逐渐暴露出整体流程复杂、系统壁垒高的问题，与预期的转型效果差距较大。2021年，动力源决定与合思展开财务数字化合作，期望解决多系统林立、数据孤岛等难题，为企业的发展注入新的活力。下面，让我们详细了解一下这次合作的具体情况。
旧疾缠身：动力源财务困境剖析
在与合思合作之前，动力源在财务管理方面面临着诸多挑战，这些问题严重影响了企业的运营效率和财务管理水平。
大量自研系统难整合，传统手工报销模式弊端丛生。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，这不仅增加了操作的复杂性，还降低了工作效率。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也都依赖手工操作，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，让他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策支持工作。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的重要问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和优化，费用监控与分析更是无从谈起。
业务覆盖面广、报销模式复杂给动力源的财务管理带来了巨大的挑战。动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销的复杂性，使得费用监控与分析的难度大大提高。
组织架构复杂、各主体流程繁复也是不容忽视的问题。随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部和分公司的出差申请提交方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难以保证，这也给费用监控与分析带来了很大的困难。
妙手回春：合思定制解决方案
针对动力源面临的诸多问题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，旨在帮助动力源实现财务数字化转型，提升财务管理效率和水平。
系统集成，打破数据孤岛。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为费用监控与分析提供了准确的数据支持。
无需报销，颠覆性重塑商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，这不仅提升了员工的幸福感，还使得消费受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务部门可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作大大提高了财务工作的效率，也为费用监控与分析提供了便利。
系统连接能力强是合思解决方案的一大亮点。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，合思支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为费用监控与分析提供了实时、准确的数据。
循序渐进：方案实施步步为营
合思解决方案的实施过程有条不紊，按照以下步骤逐步推进。
首先进行系统集成，完成动力源HR系统和BPM系统与合思费控的数据同步。这一步为后续业务流程的优化奠定了坚实的基础，使得数据能够在不同系统之间顺畅流通，为费用监控与分析提供了数据保障。
接着，逐步推进无需报销模式在商旅出行等场景的应用。让员工逐渐适应新的报销流程，同时财务部门也相应调整对账、结算等工作流程。在这个过程中，合思提供了详细的培训和指导，确保员工和财务人员能够熟练掌握新的流程和操作方法，为费用监控与分析提供了流程保障。
不断优化系统连接能力是实施过程中的重要环节。通过Open API和自定义流程引擎技术，持续打通第三方系统的数据流转，确保业务数据的实时同步和高效处理。这使得动力源能够及时获取准确的财务数据，为费用监控与分析提供了技术保障。
成效卓著：转型成果显著呈现
动力源实施合思解决方案后，取得了显著的成果与效益，在多个方面实现了质的飞跃。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅提高了员工的工作效率，还降低了企业的运营成本，为费用监控与分析提供了更好的环境。
员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，这使得员工能够更加专注于业务工作，提高了工作积极性和满意度，也为费用监控与分析提供了更准确的员工消费数据。
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作，如费用监控与分析、财务决策支持等，提高了财务管理的水平和质量。
管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为企业的战略决策提供了有力支持，费用监控与分析也更加精准和有效。
高度赞誉：动力源反馈合作成效
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对此次合作给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决问题。合作只是服务的开始，未来合思还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务的发展。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和对未来合作的期待。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，已帮助众多企业如动力源等实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果你也希望解决企业财务数字化转型中的难题，提升财务管理效率，不妨选择合思，开启企业财务数智化的新篇章。现在，你可以免费试用合思的产品和服务，亲身感受其带来的便利和价值。
