差旅账单归档难题？合思档案解决方案来助力

在企业的日常运营中，档案管理就像一座无形的大山，给企业带来了诸多困扰。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅在纸张、打印等方面耗费大量资金，而且需要专门的存储空间，导致办公场地资源浪费。更重要的是，档案数据缺乏有效的汇总整理，犹如散落在各处的珍珠，难以串成一条完整的项链，使得数据难以分析利用，无法为企业决策提供有力支持。

财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来。整理档案不仅耗时费力，还需要手动逐一进行匹配、核对确认，这种枯燥繁复的工作就像在茫茫大海中寻找针一样困难，极大地降低了工作效率。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。他们需要小心翼翼地保存每一张票据，然后按照规定的流程进行上交，稍有不慎就可能导致票据丢失或报销流程受阻。

此外，纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本则表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙；高合规风险则包括电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。这些问题严重影响了企业的档案管理效率和质量，也给企业带来了潜在的风险。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一站式的档案管理解决方案，尤其在差旅账单归档方面表现出色。

合思档案方案全景透视

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，就像一个功能强大的工具箱，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。

它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收。这就好比一个智能的管家，能够自动将各种档案资料整理得井井有条，让企业无需再为档案的匹配问题而烦恼。

其大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。这就像拥有了一个高速的搜索引擎，无论档案数据有多少，都能在瞬间找到所需的信息。

档案扩展解决方案具有灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。这就好比一个万能的收纳盒，能够将各种形式的档案资料收纳其中，方便企业进行管理。

核心功能亮点闪耀

• 多源采集：灵活高效的档案收集器
  合思档案的多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。这就像一个智能的采集器，能够自动从各个系统中收集档案资料。

此外，它还支持手动采集和自主补录。对于单张PDF大文件、多张回单/发票，它能够自动切割，并且可以自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这就好比给企业提供了一把灵活的剪刀和一个定制的模板，让企业能够根据自己的需求进行档案资料的采集和整理。

• 智能制档：规则引擎下的档案自动化专家
  智能制档功能通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。这就像一个智能的组装机器人，能够快速、准确地将各种会计凭证组装成完整的档案。

同时，它还支持字段映射，查阅便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。这就好比给档案资料贴上了清晰的标签，让企业能够快速找到所需的信息。

• 专用格式版式文件：轻量存储的智慧之选
  专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它还支持自定义企业专用、个性化版式文件。这就像给企业提供了一个轻便的存储箱，能够将财务档案以一种更加高效、便捷的方式进行存储。

• “四性检测 + 业务检测”：双保险保障档案质量
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

业务检测则基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。这就像给档案资料加上了两道保险，让企业能够放心地进行档案管理。

用户使用收益可观

• 降本增效：收紧企业钱袋子
  使用合思档案能够显著降本增效，企业可以彻底告别传统手工归档，档案无需打印，从而节约了纸张成本和整理成本。这就像给企业拧紧了水龙头，避免了不必要的浪费，让企业的资金得到更加合理的利用。

• 闭环管理：拉通业财税档全链路
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。这就像给企业搭建了一座桥梁，让各个业务环节之间的信息能够更加顺畅地流通，提高了企业的管理效率。

• 数据活化：从数据到决策的转变
  合思档案让数据“活起来”，企业能够真正利用档案数据，实现数据价值。通过对档案数据的分析和挖掘，企业可以做出更加科学、合理的决策，提高企业的竞争力。

• 资源重组：实现企业效益最大化
  前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。合思档案实现了企业资源的重组，让企业的各个部门之间能够更加紧密地协作，实现了企业效益的最大化。

典型场景应用广泛

• 共享调阅：满足多维度档案查阅需求
  共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。这就像给企业提供了一个全方位的档案查询平台，让企业能够随时随地找到所需的档案信息。

• 数电票：实现全流程闭环管理
  数电票解决方案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理。这就像给企业提供了一个数电票管理的一站式服务，让企业能够更加轻松地管理数电票。

• 实物备查：创新实物档案管理方式
  实物备查通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。这就像给企业的实物档案穿上了一件智能的外衣，让企业能够更加方便地管理实物档案。

• 大数据：释放档案数据价值
  大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，元数据级检索、海量数据秒级查询。这就像给企业的档案数据装上了一个高速的引擎，让企业能够更加高效地利用档案数据。

客户成功案例见证实力

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业务 + 财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现、管理自动化、企业成本降低等成效。如凭证总量14W + ，单据总量50W + ，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，存在会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案通过数据集成、业务检测、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐等问题。合思档案通过数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，企业需要更加高效、合规、智能的档案管理解决方案。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案拥有专业的服务团队和先进的技术，能够为企业提供全方位、个性化的档案管理解决方案。如果你正在为企业的档案管理问题而烦恼，尤其是差旅账单归档问题，不妨联系合思档案，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com 。选择合思档案，让企业的档案管理更高效、更合规、更智能。现在点击官网即可免费试用，开启高效档案管理之旅！